Mitä varastonhallintajärjestelmä maksaa pk-yritykselle: hinnoittelumallit avattuna

Varastonhallintajärjestelmän hinta on yksi niistä asioista, joista pk-yrityksen päättäjä haluaa selkeän vastauksen ennen kuin lähtee pyytämään tarjouksia. Vastaus ei kuitenkaan ole yksinkertainen, koska hinta muodostuu monesta osasta ja vaihtelee paljon yrityksen koon, toimialan ja tarpeiden mukaan.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä varastonhallintajärjestelmän hinta oikeasti koostuu, millaisia hinnoittelumalleja markkinoilla on ja mitä kustannuksia tarjousvertailussa helposti unohtuu. Tavoitteena on, että osaat tehdä vertailukelpoisen tarjouspyynnön ja ymmärrät, mitä kysyä toimittajalta.

Miksi hintaa on vaikea löytää verkosta

Varastonhallintajärjestelmien hinnoittelu ei ole läpinäkyvää, ja se on tarkoituksellista. Järjestelmien toimittajat eivät julkaise hinnastoja verkkosivuillaan, koska jokainen toimitus räätälöidään asiakkaan tilanteen mukaan.

Varastonhallintajärjestelmän hinta riippuu siitä, kuinka monta käyttäjää järjestelmällä on, millaisia laitteita tarvitaan, miten järjestelmä liitetään muihin ohjelmistoihin ja kuinka paljon käyttöönottoa tarvitaan. Kaksi samankaltaista yritystä voi saada hyvin erilaiset tarjoukset, vaikka ne toimivat samalla toimialalla.

Tämä tekee hintavertailusta vaikeaa verkossa. Löydät ehkä suuntaa antavia lukuja blogikirjoituksista tai foorumeilta, mutta ne voivat olla vuosia vanhoja, koskea eri markkinaa tai eri kokoista yritystä kuin sinun. Ainoa tapa saada oikea luku on pyytää tarjous omaan tilanteeseesi.

Mistä varastonhallintajärjestelmän hinta muodostuu

Varastonhallintajärjestelmän kokonaiskustannus koostuu useasta erillisestä osasta. On tärkeää ymmärtää nämä osat erikseen, jotta tarjousvertailu on mielekästä eikä päätöstä tehdä vain yhden luvun perusteella.

Ohjelmiston käyttömaksu

Ohjelmiston käyttömaksu on se osa, jonka useimmat ajattelevat ensin. Se voi olla kuukausittainen tai vuosittainen maksu, joka oikeuttaa järjestelmän käyttöön. Maksu voi perustua käyttäjämäärään, käsiteltyjen tapahtumien määrään tai kiinteään hintaan.

Joissakin tapauksissa ohjelmisto ostetaan kertamaksulla, jolloin se asennetaan yrityksen omille palvelimille. Tällöin ei ole jatkuvaa käyttömaksua, mutta päivitykset ja ylläpito voivat olla erikseen hinnoiteltuja.

Laitteet ja tunnisteet

Monessa varastonhallintaratkaisussa tarvitaan fyysisiä laitteita, kuten käsipäätteitä, skannereita tai tunnisteita tuotteisiin kiinnitettäviksi. Nämä ovat usein kertakustannuksia, mutta ne voivat olla merkittävä osa kokonaishintaa.

Jos varastossa on paljon nimikkeitä, tunnisteisiin käytetty summa kasvaa nimikemäärän mukaan. On hyvä selvittää etukäteen, kuinka monta tunnistetta tarvitaan ja mikä on yksittäisen tunnisteen hinta.

Käyttöönotto ja tiedon siirto

Käyttöönoton kustannukset jäävät usein aliarvioiduiksi. Käyttöönotto tarkoittaa järjestelmän asennusta, konfigurointia ja sen sovittamista yrityksen prosesseihin. Tähän kuuluu myös henkilöstön koulutus.

Jos yrityksellä on vanha järjestelmä, josta tiedot siirretään uuteen, tiedon siirto voi olla oma työvaiheensa. Nimikkeistöt, saldot ja historiatiedot pitää siirtää oikein, ja se vaatii aikaa sekä osaamista.

Integraatiot

Varastonhallintajärjestelmä toimii harvoin yksin. Se liitetään yleensä toiminnanohjausjärjestelmään, ostojärjestelmään tai taloushallinnon ohjelmistoon. Tämä liittäminen eli integraatio on tekninen työvaihe, josta veloitetaan erikseen.

Integraation hinta riippuu siitä, kuinka monta järjestelmää liitetään yhteen ja kuinka valmiita liityntäpintoja toimittajalla on tarjota. Joissakin tapauksissa liittäminen on nopeaa, toisissa se vaatii räätälöintiä.

Ylläpito ja tuki

Järjestelmä tarvitsee ylläpitoa myös käyttöönoton jälkeen. Ylläpito kattaa tyypillisesti ohjelmistopäivitykset, tietoturvapäivitykset ja teknisen tuen ongelmatilanteissa. Tästä veloitetaan usein vuosittainen maksu.

Tuen taso vaihtelee toimittajittain. Joillakin on puhelintuki arkipäivisin, toisilla sähköpostituki tai tikettijärjestelmä. Kannattaa selvittää etukäteen, millainen tuki sisältyy hintaan ja mikä on lisämaksullista.

Yleisimmät hinnoittelumallit

Varastonhallintajärjestelmän hinnoittelu toteutetaan markkinoilla muutamalla eri tavalla. Mallin valinta vaikuttaa siihen, miten kustannukset jakautuvat ajan yli ja kuinka ennustettavia ne ovat.

Kuukausimaksuun perustuva malli on nykyisin yleinen. Siinä maksetaan kiinteä tai käyttäjämäärään sidottu kuukausimaksu, ja ohjelmisto toimii pilvipalveluna. Aloituskynnys on matala, koska suuria kertainvestointeja ei tarvita. Kustannus on jatkuva, ja se kasvaa, jos käyttäjiä lisätään.

Kertamaksullinen lisenssimalli tarkoittaa, että ohjelmisto ostetaan omaksi. Kertakustannus on suurempi, mutta jatkuvia käyttömaksuja ei kerry samalla tavalla. Tähän malliin liittyy usein erillinen ylläpitosopimus, joka kattaa päivitykset ja tuen.

Projektipohjaisessa hinnoittelussa toimittaja hinnoittelee koko toimituksen yhtenä kokonaisuutena: ohjelmisto, laitteet, käyttöönotto ja koulutus yhdessä tarjouksessa. Tämä helpottaa budjetointia, koska kokonaishinta on selkeä alusta alkaen.

Kuukausimaksumalli sopii yritykselle, joka haluaa pitää alkuinvestoinnin pienenä.
Kertamaksullinen lisenssimalli sopii, kun halutaan omistaa ohjelmisto ja ennustaa kustannukset pitkällä aikavälillä.
Projektipohjainen malli sopii, kun halutaan selkeä kokonaishinta ilman yllätyksiä.

Mikään malli ei ole automaattisesti parempi kuin toinen. Valinta riippuu yrityksen kassavirrasta, kasvusuunnitelmista ja siitä, kuinka paljon joustavuutta tarvitaan.

Kustannukset, jotka unohtuvat tarjousvertailussa

Tarjousvertailussa on helppo katsoa vain ohjelmiston käyttömaksua ja unohtaa muut kustannuserät. Tämä johtaa siihen, että halvimmalta näyttävä vaihtoehto ei välttämättä ole edullisin kokonaiskustannukseltaan.

Yksi yleinen unohdus on henkilöstön koulutukseen kuluva aika. Uuden järjestelmän opettelu vie aikaa, ja se aika on poissa muusta työstä. Mitä monimutkaisempi järjestelmä on, sitä pidempi on opetteluaika. Yksinkertaisella ja selkeällä järjestelmällä tähän kuluu vähemmän aikaa.

Toinen unohtuva erä on mahdollinen muutostyö prosesseissa. Uusi järjestelmä saattaa vaatia, että työtapoja muutetaan. Tämä on usein hyödyllistä, mutta se vie aikaa ja voi aiheuttaa lyhytaikaista tehottomuutta siirtymävaiheessa.

Kolmas asia on lisäkäyttäjien tai lisäominaisuuksien hinta. Tarjouksessa mainittu hinta koskee tiettyä käyttäjämäärää tai ominaisuusjoukkoa. Jos yritys kasvaa tai tarpeet muuttuvat, hinta voi nousta. Kannattaa kysyä toimittajalta, miten hinta kehittyy, kun käyttäjiä lisätään.

Lisäksi kannattaa huomioida laitteiden elinkaari. Käsipäätteet ja muut fyysiset laitteet kuluvat ja rikkoutuvat ajan myötä. Laitteiden uusiminen tai varaosat ovat kustannus, joka ei näy alkuperäisessä tarjouksessa.

Näin teet vertailukelpoisen tarjouspyynnön

Vertailukelpoinen tarjouspyyntö tarkoittaa, että pyydät kaikilta toimittajilta tiedot samoista asioista. Muuten vertailet omenoita appelsiineihin, ja halvimmalta näyttävä tarjous voi olla sellainen, josta puuttuu paljon.

Hyvä tarjouspyyntö sisältää ainakin seuraavat tiedot yrityksestäsi:

Varaston koko ja nimikemäärä
Käyttäjien määrä ja roolit (keräilijät, varastonhoitajat, esimiehet)
Järjestelmät, joihin varastonhallinta pitää liittää
Erityisvaatimukset, kuten offline-toiminta tai mobiililaitteiden käyttö
Aikataulu käyttöönotolle

Pyydä toimittajaa erittelemään tarjouksessa ohjelmiston hinta, laitteiden hinta, käyttöönoton hinta, integraatioiden hinta ja ylläpidon vuosihinta erikseen. Näin näet, mistä kokonaishinta koostuu, ja voit vertailla osia keskenään.

Kysy myös, mitä tapahtuu, jos tarpeet muuttuvat. Miten hinta muuttuu, jos käyttäjiä tulee lisää? Mitä lisäominaisuus maksaa? Onko sopimuksessa minimikesto? Nämä kysymykset paljastavat paljon siitä, miten toimittaja suhtautuu asiakassuhteeseen pitkällä aikavälillä.

Hinnan selvittäminen omaan tilanteeseen

Varastonhallintajärjestelmän kokonaiskustannus selviää vain pyytämällä tarjous omaan tilanteeseen. Verkosta löytyvät luvut ovat suuntaa antavia, mutta ne eivät kerro, mitä juuri sinun yrityksesi tarvitsee.

Me Aksulit Oy:llä autamme pk-yrityksiä selvittämään, millainen ratkaisu sopii heidän varastoonsa ja prosesseihinsa. Meillä on pitkä kokemus varastonhallintaratkaisujen toimittamisesta teollisuudelle, tekniselle tukkukaupalle, kunnossapidolle ja konevuokraamoille.

Tuoteperheemme kattaa eri tarpeet: Simple Pocket on mobiilisovellus keräilyyn ja inventointiin, Simple Cabinet on lukittu kaappi tunnistautuvaa ottamista varten, Simple Storage on itsepalvelupiste varaston yhteyteen ja Simple Cloud on taustajärjestelmä, josta hallinta ja raportointi tehdään. Kaikki osat toimivat yhdessä, ja ne voidaan ottaa käyttöön vaiheistettuna kokonaisuutena.

Ota yhteyttä ja kerro tilanteestasi. Käymme sen kanssasi läpi ja annamme tarjouksen, jossa kaikki kustannuserät on eritelty selkeästi.