Miten varastoanalytiikka tukee hankintapäätöksiä?

Varastoanalytiikka tukee hankintapäätöksiä antamalla hankintatiimille tarkan, ajantasaisen kuvan siitä, mitä varastossa on, mitä kuluu ja milloin täydennystä tarvitaan. Tämä tieto korvaa arvailun ja muistinvaraisen seurannan konkreettisilla luvuilla. Seuraavissa luvuissa käymme läpi, miten varastotieto muuttaa hankintaa käytännössä.

Jos haluat nähdä, miten tämä toimii käytännössä, tutustu Simple Storage -varastonhallintajärjestelmäämme, joka tuo reaaliaikaisen näkyvyyden suoraan hankintatiimisi käyttöön.

Mitä tietoja varastoanalytiikka tuottaa hankintatiimille?

Varastoanalytiikka tuottaa hankintatiimille tietoa siitä, mitä tuotteita varastossa on juuri nyt, kuinka nopeasti eri tuotteet kuluvat, milloin saldot laskevat alle halutun tason ja mitkä tuotteet seisovat hyllyssä liian kauan. Näiden tietojen avulla hankintapäätökset perustuvat todelliseen tilanteeseen eikä arvauksiin.

Käytännössä hankintatiimi näkee esimerkiksi, että tiettyä varaosakategoriaa kuluu enemmän tiettyinä kuukausina. Tällöin tilauksen ajoitusta voidaan säätää etukäteen sen sijaan, että reagoidaan vasta, kun hylly on tyhjä.

Analytiikka paljastaa myös niin sanotut hiljaiset tuotteet, eli ne nimikkeet, joita on tilattu paljon mutta joita kukaan ei oikeastaan käytä. Tämä on arvokasta tietoa, koska varastoon sitoutunut pääoma on pois muusta käytöstä. Voit lukea lisää aiheesta artikkelissamme vaihto-omaisuuden hallinnasta ja sidotun pääoman vapauttamisesta.

Tiivistetysti varastoanalytiikka tarjoaa hankintatiimille:

  • Reaaliaikaiset saldot tuotenimikkeittäin
  • Kulutushistoria ja kausivaihtelut
  • Hälytykset, kun saldo laskee alle asetetun rajan
  • Tieto hitaasti kiertävistä tuotteista
  • Näkyvyys siihen, kuka on ottanut mitä ja milloin

Miten reaaliaikainen varastotieto vähentää yli- ja alihankintaa?

Reaaliaikainen varastotieto vähentää ylihankintaa, koska hankintatiimi näkee heti, paljonko tuotetta on jo varastossa ennen uuden tilauksen tekemistä. Alihankintaa se vähentää, koska järjestelmä voi hälyttää automaattisesti, kun saldo laskee liian alas, eikä tilannetta huomata vasta sitten, kun tuote on jo loppunut.

Ilman reaaliaikaista tietoa hankinnat perustuvat usein viime kuukauden inventaarioon tai jonkun muistikuvaan. Tämä johtaa helposti tilanteeseen, jossa samaa tuotetta tilataan varmuuden vuoksi liikaa tai unohdetaan tilata ajoissa.

Kun tieto päivittyy automaattisesti jokaisen oton yhteydessä, hankintatiimillä on aina tuore kuva tilanteesta. Tämä tarkoittaa vähemmän hätätilauksia, vähemmän turhaa varastointia ja tasaisempaa kassavirtaa.

Mitä eroa on reaktiivisella ja ennakoivalla hankinnalla?

Reaktiivisessa hankinnassa tilataan lisää vasta, kun tuote on loppunut tai loppumassa. Ennakoivassa hankinnassa tilaukset tehdään kulutustietojen perusteella etukäteen, ennen kuin ongelma syntyy. Ero kuulostaa pieneltä, mutta käytännön vaikutus on suuri.

Reaktiivinen hankinta tarkoittaa usein kiireellisiä tilauksia, kalliimpia yksikköhintoja ja tuotantokatkoksia, kun tarvittava tuote puuttuu juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Se on myös kuormittavampaa hankintatiimille, koska työ on jatkuvaa tulipalojen sammuttamista.

Ennakoiva hankinta sen sijaan mahdollistaa rauhallisemman tilausrytmin, paremmat neuvotteluasemat toimittajien kanssa ja tasaisemman varastotason. Varastoanalytiikka on se työkalu, joka tekee ennakoivan hankinnan mahdolliseksi, koska se näyttää trendit ja kulutusmallit selkeästi.

Alla lyhyt vertailu näiden kahden lähestymistavan välillä:

  • Reaktiivinen hankinta: Tilataan, kun hylly on tyhjä. Kiireellisiä hankintoja. Korkea riski tuotantokatkoksille. Vaikea ennakoida kustannuksia.
  • Ennakoiva hankinta: Tilataan kulutushistorian perusteella ajoissa. Tasaisempi tilausrytmi. Pienempi riski. Helpompi budjetoida.

Miten varastoanalytiikka integroituu toiminnanohjausjärjestelmään?

Varastoanalytiikka integroituu toiminnanohjausjärjestelmään siirtämällä varastotiedot automaattisesti järjestelmästä toiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että varastossa tapahtuva muutos, kuten tuotteen otto hyllystä, näkyy suoraan myös ERP-järjestelmässä ilman manuaalista kirjausta.

Tämä poistaa yhden yleisimmistä ongelmista: tiedon hajanaisuuden. Kun varastojärjestelmä ja toiminnanohjaus puhuvat keskenään, hankintatiimillä on aina yhtenäinen kuva tilanteesta riippumatta siitä, kummasta järjestelmästä he katsovat.

Integraatio myös automatisoi rutiinitehtäviä. Esimerkiksi täydennystilaus voi käynnistyä automaattisesti, kun saldo laskee alle asetetun rajan, ilman että kenenkään tarvitsee erikseen tehdä päätöstä tai kirjausta. Olemme kirjoittaneet aiheesta tarkemmin artikkelissamme varastonhallintajärjestelmän integroinnista ERP-järjestelmään.

Milloin varastoanalytiikasta on eniten hyötyä hankinnoissa?

Varastoanalytiikasta on eniten hyötyä silloin, kun varastonimikkeitä on paljon, kulutus vaihtelee tai hankintapäätösten virheet maksavat merkittävästi. Mitä enemmän liikkuvia osia varastossa on, sitä enemmän manuaalinen seuranta jää jälkeen ja sitä enemmän analytiikka tuo lisäarvoa.

Erityisen hyödyllistä analytiikka on kausiluonteisissa toimialoissa, joissa kysyntä vaihtelee eri aikoina vuodesta. Historiatietojen avulla hankintatiimi voi varautua ruuhkahuippuihin etukäteen sen sijaan, että reagoidaan vasta, kun tuotteet ovat loppuneet.

Analytiikka auttaa myös silloin, kun yrityksessä on vaihtunut henkilöstöä. Kun tieto on järjestelmässä eikä yksittäisen henkilön muistissa, hankinnan jatkuvuus ei ole kiinni siitä, kuka on töissä.

Lyhyesti sanottuna varastoanalytiikka tuo eniten hyötyä, kun:

  • Nimikkeitä on kymmeniä tai satoja
  • Kulutus vaihtelee ennakoimattomasti
  • Hankintavirheet aiheuttavat tuotantokatkoksia tai turhia kustannuksia
  • Hankintatiimillä ei ole aikaa manuaaliseen seurantaan
  • Yrityksessä halutaan siirtyä ennakoivaan hankintaan

Miten me autamme hankinnan datalähtöistämisessä?

Olemme Aksulit Oy, jyväskyläläinen ohjelmistoyritys, joka on kehittänyt varastonhallintaratkaisuja vuodesta 2003. Olemme erikoistuneet siihen, että varastotieto on aina ajan tasalla ja helposti hyödynnettävissä, myös hankintapäätöksissä.

Ratkaisumme Simple Storage on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen. Se seuraa varastosaldoja automaattisesti, hälyttää, kun täydennystä tarvitaan, ja integroituu sujuvasti olemassa oleviin järjestelmiin. Hankintatiimisi näkee aina ajantasaisen tilanteen ilman manuaalista työtä.

Simple Storagen konkreettiset hyödyt hankinnalle:

  • Ajantasaiset saldot jokaisesta nimikkeestä reaaliajassa
  • Automaattiset täydennysherätteet, jotka estävät alihankintaa
  • Kulutushistoria, joka tukee ennakoivaa hankintaa
  • Läpinäkyvyys siihen, kuka on ottanut mitä ja milloin
  • Integraatio olemassa oleviin järjestelmiin ilman suuria muutoksia

Haluatko nähdä, miten ratkaisu sopii juuri teidän toimintaanne? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten varastoanalytiikka voisi tukea teidän hankintaprosessianne.

Aiheeseen liittyvät artikkelit