Simple Pocket -varastonhallintajärjestelmä tehostaa voiteluosan liiketoimintaa ja helpottaa varaston ylläpitoa
Voiteluosa Oy on Tuula Havumäen perustama voitelujärjestelmien, varaosien ja voiteluaineiden jälleenmyyjä. Jälleenmyynti pyörii pitkälti verkkokaupan kautta. Tuulan puoliso Jukka Havumäki pyörittää Voiteluasennus Oy:tä ja molempien yritysten kotipaikka on maatilalla Asikkalassa, Päijät-Hämeessä. Voiteluosa Oy on vakavarainen ja luotettu toimittaja. Yhdessä he huolehtivat, että asiakkaiden raskaskonekalustot pysyvät toimintakuntoisina. He työllistävät itsensä lisäksi kaksi täyspäiväistä työntekijää.
Tämä artikkeli on koostettu Tuulan haastattelusta ja Aksulit Oy:n antamista tiedoista. Artikkelin kirjoittaja on Mainostoimisto Sitrusmedia Oy.
Lähtötilanne ennen Simple Pocket -tuotteen käyttöönottoa?
Vuonna 2023 Voiteluosa Oy ja Voiteluasennus Oy:n varastot yhdistettiin yhdeksi kokonaisuudeksi, jolloin varastosta myytiin nimikkeitä suoraan verkkokauppa-asiakkaille sekä Voiteluasennus-palvelun asiakkaille. ”Voiteluasennuksen asentajat hakivat varastosta tarvittavat osat ja ajelivat asiakkaille. Tällöin varastosaldot eivät muuttuneet, ellei asentajat ilmoittaneet, mitä olivat varastosta hakeneet. Laskutamme aina Voiteluasennus -työt könttänä, jolloin laskulle ei eritelty asennukseen menneitä varaosia. Tämä aiheutti päänvaivaa varastonhallinnan kannalta. Asentajat kirjoittivat lapuille haettuja varaosia ja joskus haetut osat unohdettiin ilmoittaa kokonaan”. Tähän ongelmaan Tuula lähti etsimään ratkaisua. Viivakoodinlukijoita hyödyntäen varastonhallinta voisi helpottua ja Tuula löysikin Aksulit Oy:n pyörittämän tunnistekaupan tuotteet. Soitto Aksulitille käynnisti yhteistyön, jossa Aksulit tarjosi Simple Pocket -ratkaisua Voiteluosan varastonhallintaan.
Simple Pocket Käyttöönottovaihe
Voiteluosan varastonhallinta käsittää kaiken kaikkiaan noin 2000 nimikettä, joista noin 1000 on fyysisesti varastossa. Käyttöönottovaiheessa Simple Pocket otettiin vaiheittain työntekijöiden käyttöön, jotta saatiin selvyys sovelluksen toimivuudesta juuri Voiteluosan varastonhallintaa silmällä pitäen. Käyttöönottovaihe antoi myös arvokasta tietoa Aksulitin tuotekehitykselle Simple Pocketin soveltuvuudesta eri toimialoille.
Voiteluosa laajensi sovelluksen käyttöä, koska suuria ongelmia ei käyttöönottovaiheessa ilmennyt. ”Pieniä virheitä saldojen päivittymisessä toki oli, mutta Aksulit korjasi ne hyvin nopeasti”.
Simple Pocketin tuomat hyödyt
Suurimmat Simple Pocketin tuomat hyödyt Voiteluosalle ovat varastonhallinnan helpottuminen, kulujen seurannan ja laskutuksen tehostuminen. ”Pystymme paremmin seuraamaan kullekin työlle kohdistuneita kuluja, jolloin asiakkaille lähtevät laskut esimerkiksi asennuksista olivat virheettömämpiä. Jokaisen henkilön työ meillä on helpottunut, kun Simple Pocket on käytössä. Varastosaldot ovat aina ajan tasalla, kun saldopäivityksiä ei enää kirjata lapuille.” Simple Pocket toimii suoraan kännykässä, niin uusia laiteinvestointejakaan ei tarvita. Varastonhallinta kulkee kätevästi jokaisen työntekijän taskussa, mobiililaitteessa.
”Käyttöönottovaiheen jälkeen yhteistyö Aksulitin kanssa on sujunut erittäin hyvin. Huomasimme jotain kehityskohtia Simple Pocket -järjestelmässä, joita ehdotimme Aksulit tuotekehitykselle. Muun muassa tuotenimikkeiden hyllypaikat ja varastosaldojen päivittymistä koskevat tiedot halusimme tiettyihin kohtaan näyttöä, jotta varastoa hieman vähemmän tuntevakin työntekijä osaa keräillä tuotenimikkeet helposti. Toiveitamme kuunneltiin ja muutokset Aksulit toimitti myös ripeästi. Heidän palvelualttius on erinomainen.”
Nyt vuonna 2025 Voiteluosa on käyttänyt Simple Pocketia kaksi vuotta ja sovellus on käytössä neljällä työntekijällä. ”Suosittelemme lämpimästi Aksulit Oy:n tarjoamaa Simple Pocket -varastonhallintaa. Varsinkin, jos yrityksellä on monimuotoisempaa liiketoimintaa ja varastosaldot tulisi pitää ajan tasalla vaivatta, Simple Pocket tarjoaa toimivan ratkaisun.”