Sarjanumeroseuranta varastossa – miksi se kannattaa ottaa käyttöön

Tiesitkö, että monessa varastossa ei tiedetä tarkalleen, missä tietty tuote on, kuka sen otti tai milloin se lähti hyllystä? Tämä ei ole harvinainen tilanne. Varastonhallinta on usein rakennettu niin, että tiedetään, paljonko jotain on, mutta ei sitä, mitä yksittäisille tuotteille tapahtuu. Sarjanumeroseuranta muuttaa tämän. Se tuo varastoon tuotetason näkyvyyden, jota pelkät saldoluvut eivät pysty tarjoamaan. Me Aksulit Oy:llä olemme kehittäneet varastonhallintaratkaisuja vuodesta 2003, ja sarjanumeroseuranta on yksi niistä asioista, joissa pienellä muutoksella voi olla iso vaikutus. Tutustu Simple Pocket -ratkaisuumme ja katso, miten tuoteseuranta voi toimia käytännössä.

Mitä sarjanumeroseuranta tarkoittaa varastossa?

Sarjanumeroseuranta tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että jokainen yksittäinen tuote saa oman tunnisteen. Tämä tunniste voi olla sarjanumero, viivakoodi tai muu yksilöivä merkintä. Kun tuote liikkuu varastossa, sen liike kirjataan ylös. Näin tiedetään aina, missä kukin tuote on ja mitä sille on tapahtunut.

Perinteisessä varastonhallinnassa seurataan tuoteryhmiä tai nimikkeitä. Tiedetään, että hyllyssä on kymmenen kappaletta tiettyä osaa. Mutta sarjanumeroseurannassa mennään askeleen pidemmälle: tiedetään, mitkä kymmenen kappaletta ne ovat, milloin ne saapuivat ja kuka niitä on viimeksi käsitellyt.

Tämä ero saattaa kuulostaa pieneltä, mutta käytännössä se tarkoittaa paljon. Kun varastossa on ongelma, kuten kadonnut tuote tai virheellinen toimitus, sarjanumeroseuranta kertoo tarkalleen, mitä on tapahtunut. Ilman sitä joudutaan arvailemaan.

  • Jokainen tuote on yksilöllisesti tunnistettavissa
  • Tuotteen koko historia varastossa on nähtävissä
  • Tiedetään, kuka tuotteen on ottanut ja milloin
  • Virhetilanteet voidaan selvittää nopeasti ja luotettavasti

Miksi perinteinen varastonhallinta ei enää riitä?

Perinteinen varastonhallinta perustuu usein manuaaliseen kirjaamiseen tai parhaimmillaan viivakoodien skannaamiseen nimikeryhmätasolla. Tämä toimii kohtuullisesti, kun tuotemäärät ovat pieniä ja toiminta yksinkertaista. Mutta kun varasto kasvaa tai toimintaympäristö monimutkaistuu, manuaalinen seuranta alkaa pettää.

Virheitä syntyy. Tuotteita katoaa. Hyllyssä lukee eri luku kuin järjestelmässä. Joku on ottanut jotain, mutta ei kirjannut sitä. Nämä tilanteet ovat tuttuja monessa yrityksessä, ja niiden korjaaminen vie aikaa ja rahaa.

Toimialoilla, joissa tuotteiden jäljitettävyys on tärkeää, kuten teollisuuden kunnossapidossa, konevuokraamoissa tai teknisessä tukkukaupassa, perinteinen malli ei yksinkertaisesti riitä. Asiakkaat odottavat tarkkuutta. Viranomaismääräykset voivat vaatia dokumentointia. Ja oma liiketoiminta kärsii, jos varasto ei ole hallinnassa.

Sarjanumeroseuranta vastaa tähän tarpeeseen. Se ei ole ylimääräinen lisä, vaan perusta, jonka päälle luotettava varastonhallinta rakentuu.

Sarjanumeroseurannan keskeiset hyödyt eri toimialoilla

Sarjanumeroseurannan hyödyt näkyvät eri toimialoilla eri tavoin, mutta yhteinen nimittäjä on aina sama: parempi tieto johtaa parempiin päätöksiin. Kun tiedetään tarkasti, mitä varastossa on ja miten tuotteet liikkuvat, voidaan toimia ennakoivasti sen sijaan, että reagoidaan ongelmiin jälkikäteen.

Teollisuuden kunnossapito

Kunnossapidossa työkalut ja varaosat ovat kriittisiä. Jos oikea osa puuttuu juuri silloin, kun sitä tarvitaan, tuotantolinja voi seisahtua. Sarjanumeroseuranta varmistaa, että tiedetään aina, mitä on saatavilla, kuka on ottanut mitäkin ja milloin täydennystä tarvitaan. Tämä vähentää turhia katkoksia ja helpottaa kustannusten kohdistamista oikeille projekteille tai koneille.

Konevuokraamot

Vuokraamoissa jokainen laite on pääomaa. Sarjanumeroseuranta kertoo, missä laite on, kuka sen on lainannut ja milloin se palaa. Mahdolliset viat voidaan kirjata laitteen omaan historiaan, jolloin huolto osataan kohdistaa oikein. Tämä parantaa laitteiden käyttöastetta ja asiakastyytyväisyyttä.

Tekninen tukkukauppa ja jakelupisteet

Asiakkaan tiloihin sijoitetuissa varastoissa, kuten kaupintavarastoissa, sarjanumeroseuranta tekee täydennyksistä automaattista. Tiedetään reaaliajassa, mitä on otettu, ja tilaukset voidaan käynnistää juuri oikeaan aikaan. Ei liikaa eikä liian vähän.

Kaikkia näitä yhdistää yksi asia: sarjanumeroseuranta poistaa arvailun. Se korvaa muistinvaraisen tai manuaalisen kirjaamisen luotettavalla, automaattisella tiedolla.

  1. Pienempi hävikki, koska tiedetään, kuka otti mitä ja milloin
  2. Oikea-aikaiset täydennykset ilman manuaalista seurantaa
  3. Kustannusten tarkka kohdistaminen projekteille tai asiakkaille
  4. Nopeampi reagointi virhetilanteisiin
  5. Läpinäkyvyys koko toimitusketjussa

RFID- ja NFC-teknologia sarjanumeroseurannan tukena

Sarjanumeroseuranta voidaan toteuttaa monella eri tavalla. Yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa viivakoodien skannaamista. Mutta kun tuotemäärät kasvavat tai varastoliikenne on vilkasta, manuaalinen skannaus käy työlääksi. Tässä kohtaa automaattiset tunnistusteknologiat tulevat kuvaan.

RFID-tunnisteet ovat pieniä siruja, jotka voidaan kiinnittää tuotteisiin. Lukijalaite tunnistaa ne automaattisesti, ilman että tuotteita tarvitsee erikseen skannata yksi kerrallaan. Tämä nopeuttaa inventointia huomattavasti. Järjestelmämme inventoi jopa tuhat tuotetta kymmenessä sekunnissa, mikä tekee reaaliaikaisesta saldoseurannasta käytännössä vaivattoman.

NFC-teknologia puolestaan sopii hyvin henkilöiden tunnistamiseen. Kun työntekijä tunnistautuu varastoon mennessään, järjestelmä tietää automaattisesti, kuka on ottanut mitäkin. Tämä tekee vastuun kohdistamisesta helppoa ilman erillistä kirjaamista.

Nämä teknologiat eivät vaadi käyttäjiltä erityistä osaamista. Ne toimivat taustalla automaattisesti, ja tieto päivittyy järjestelmään reaaliajassa. Lopputulos on varasto, joka pitää itse kirjaa itsestään.

Mitä kannattaa huomioida sarjanumeroseurantaa käyttöönotettaessa?

Sarjanumeroseurannan käyttöönotto ei vaadi suurta projektia tai pitkiä koulutuksia. Mutta muutama asia kannattaa miettiä etukäteen, jotta järjestelmä palvelee juuri omaa tarvetta.

Ensimmäinen kysymys on se, millä tarkkuudella seurantaa tarvitaan. Riittääkö nimikeryhmätason tieto, vai tarvitaanko jokaisen yksittäisen tuotteen historia? Vastaus riippuu toimialasta ja siitä, mitä tiedolla tehdään. Kunnossapidossa yksilötason seuranta on usein välttämätöntä, kun taas pienemmässä kulutustarvikepisteessä nimikeryhmätaso voi riittää.

Toinen tärkeä asia on se, miten uusi järjestelmä liittyy olemassa oleviin järjestelmiin. Varastonhallinta ei toimi tyhjiössä. Tiedot pitää saada kulkemaan sujuvasti kirjanpitoon, toiminnanohjausjärjestelmään tai muihin käytössä oleviin työkaluihin. Hyvä järjestelmä integroituu olemassa olevaan ympäristöön ilman, että tietoja tarvitsee syöttää kahteen kertaan.

Kolmas asia on käyttöönotto. Mitä helpompi järjestelmä on ottaa käyttöön, sitä nopeammin se alkaa tuottaa hyötyä. Kannattaa valita ratkaisu, joka on suunniteltu käyttäjälähtöisesti ja jossa käyttöönotto on tuettu alusta alkaen.

  • Mieti, millä tasolla seurantaa tarvitaan: nimike vai yksilö
  • Varmista integraatio olemassa oleviin järjestelmiin
  • Valitse ratkaisu, jossa käyttöönotto on nopea ja tuettu
  • Huomioi, miten henkilöiden tunnistaminen hoidetaan
  • Suunnittele, miten tieto hyödynnetään päätöksenteossa

Miten Aksulit Oy auttaa sarjanumeroseurannan käyttöönotossa?

Me Aksulit Oy:llä olemme kehittäneet varastonhallintaratkaisuja eri toimialoille yli kahden vuosikymmenen ajan. Olemme nähneet, millaiset haasteet toistuvat ja mitkä ratkaisut toimivat käytännössä. Sarjanumeroseuranta on yksi niistä alueista, joihin meillä on sekä tekninen osaaminen että toimialakokemus.

Simple-tuoteperheemme on rakennettu juuri tähän tarpeeseen. Simple Pocket -sovelluksemme tuo varastonhallinnan suoraan työntekijän taskuun: tuotteiden vastaanotto, hyllytys, keräily, inventointi ja sarjanumerohallinta hoituvat yhdellä helppokäyttöisellä sovelluksella. Järjestelmä toimii myös ilman verkkoyhteyttä, joten se sopii myös haastavampiin ympäristöihin.

Keskeisiä hyötyjä, joita asiakkaamme ovat kokeneet:

  • Ajantasaiset varastosaldot ilman manuaalista kirjaamista
  • Selkeä tieto siitä, kuka otti mitä ja milloin
  • Automaattiset täydennystarpeiden ilmoitukset
  • Pienempi hävikki ja parempi kustannusten kohdistus
  • Nopea käyttöönotto ilman raskaita projekteja

Hoidamme järjestelmän pystytyksen ja perustietojen lataamisen puolestanne. Kaikki kehitystyömme tapahtuu Suomessa, ja kaikki tallennettava tieto pysyy Suomessa. Jos haluat selvittää, miten sarjanumeroseuranta sopisi juuri teidän varastoonne, ota meihin yhteyttä niin katsotaan yhdessä paras ratkaisu teidän tarpeisiinne.

Aiheeseen liittyvät artikkelit