Varastonhallintajärjestelmä pk-yritykselle – valintaopas B2B-ostajalle

Varastonhallintajärjestelmä on monelle pk-yritykselle se yksi hankinta, jota harkitaan pitkään mutta jonka hyödyt näkyvät nopeasti arjessa. Kun tavara liikkuu, saldot muuttuvat ja tiedon pitää olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan, manuaalinen kirjanpito alkaa pettää. Me Aksulit Oy:llä olemme auttaneet yrityksiä ratkaisemaan juuri tätä haastetta jo vuodesta 2003 lähtien. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä varastonhallintajärjestelmän hankinnassa kannattaa ottaa huomioon ja miten löydät ratkaisun, joka sopii juuri teidän yrityksenne tarpeisiin.

Jos haluat jo tässä vaiheessa tutustua käytännön ratkaisuun, Simple Pocket -varastonhallintasovelluksemme on hyvä lähtökohta. Jatketaan kuitenkin ensin perusteista.

Mitä varastonhallintajärjestelmä tarkoittaa pk-yritykselle?

Varastonhallintajärjestelmä on ohjelmisto, joka pitää kirjaa siitä, mitä varastossa on, kuinka paljon ja missä. Se korvaa Excel-taulukot, vihkot ja muistin. Järjestelmä rekisteröi jokaisen saapuvan ja lähtevän tuotteen, jolloin saldot pysyvät ajan tasalla ilman käsin laskemista.

Pk-yritykselle tämä tarkoittaa ennen kaikkea aikaa ja rahaa. Kun henkilöstö ei enää joudu arvailemaan, onko tiettyä osaa varastossa, työ sujuu nopeammin. Virheet vähenevät, kun tieto on järjestelmässä eikä ihmisen muistin varassa. Pienessä yrityksessä jokainen turha askel maksaa.

Varastonhallintaohjelmisto voi olla yksinkertainen mobiilisovellus tai laajempi kokonaisuus, joka liittyy yrityksen muihin järjestelmiin. Oikea ratkaisu riippuu siitä, kuinka paljon nimikkeitä varastossa on, kuinka usein tavara liikkuu ja kuinka moni henkilö varastoa käyttää. Tärkeintä on, että järjestelmä sopii teidän arkeenne eikä vaadi pitkiä koulutuksia tai raskaita käyttöönottoprojekteja.

Varastonhallinnan yleisimmät haasteet eri toimialoilla

Varastonhallinnan ongelmat näyttävät usein samanlaisilta toimialasta riippumatta: tavara loppuu yllättäen, varastosaldo ei täsmää todellisuuden kanssa tai ei tiedetä, kuka otti mitä ja milloin. Nämä eivät ole pieniä harmeja. Ne aiheuttavat tuotantokatkoksia, asiakastyytymättömyyttä ja turhia hätätilauksia.

Teollisuuden kunnossapidossa haaste on usein se, että työkalut ja varaosat ovat hajallaan useissa paikoissa. Kukaan ei tiedä tarkalleen, missä mikäkin on. Konevuokraamoissa taas on tärkeää tietää, mikä laite on käytössä, kuka sen on lainannut ja milloin se palaa. Teknisessä tukkukaupassa asiakkaiden luona sijaitsevat varastot täytyy täydentää oikeaan aikaan ilman, että asiakas joutuu itse seuraamaan saldoja.

Yhteinen nimittäjä on näkyvyyden puute. Kun tieto ei kulje, päätöksenteko hidastuu. Varastonhallintajärjestelmä ratkaisee tämän tuomalla reaaliaikaisen tilannekuvan kaikkien saataville.

  • Teollisuus ja kunnossapito: Tarvikkeet ja työkalut hukassa, manuaalinen kirjaaminen vie aikaa
  • Konevuokraamot: Laitteiden sijainti ja käyttöhistoria epäselvä
  • Tukkukauppa ja jakelu: Asiakasvarastojen täydentäminen tapahtuu liian myöhään tai liian aikaisin
  • Palveluyritykset: Kulutustarvikkeiden seuranta on hajanaista ja epäluotettavaa

Tunnistusteknologiat varastonhallinnassa: viivakoodista RFID:hen ja NFC:hen

Varastonhallintajärjestelmä tarvitsee jonkin tavan tunnistaa tuotteet. Yleisin tapa on viivakoodi tai QR-koodi, joka skannataan puhelimella tai lukijalla. Se on halpa, tuttu ja toimii hyvin tilanteissa, joissa tuotteet käsitellään yksitellen.

Kun tuotteita on paljon tai niitä liikkuu nopeasti, kannattaa harkita kehittyneempiä vaihtoehtoja. RFID-tekniikka (lyhyesti: etätunnistus radiotaajuudella) mahdollistaa useiden tuotteiden tunnistamisen samanaikaisesti ilman, että jokainen tuote täytyy erikseen skannata. Käytännössä tämä tarkoittaa, että inventointi, joka aiemmin vei tunteja, hoituu minuuteissa. Meidän älyvarastoratkaisumme inventoi jopa tuhat tuotetta kymmenessä sekunnissa.

NFC on samantyyppinen tekniikka, mutta toimii lyhyemmällä kantamalla. Se sopii hyvin tilanteisiin, joissa käyttäjä haluaa kirjautua järjestelmään tai ottaa tuotteen varastosta yksinkertaisella kosketuksella. Teknologian valinta ei ole itsetarkoitus. Tärkeintä on, että tunnistaminen on niin helppoa, että henkilöstö todella käyttää järjestelmää päivittäin.

Mitä varastonhallintajärjestelmän hankinnassa kannattaa arvioida?

Ennen kuin vertailee eri järjestelmiä, kannattaa ensin miettiä omaa tilannetta. Kuinka monta nimikettä varastossa on? Kuinka usein tavara liikkuu? Tarvitaanko järjestelmää yhdessä paikassa vai useammassa? Vastaukset näihin kysymyksiin rajaavat jo merkittävästi vaihtoehtoja.

Käytettävyys ratkaisee käyttöasteen

Hienoin järjestelmä on hyödytön, jos henkilöstö ei käytä sitä. Varastonhallintaohjelmiston pitää olla niin selkeä, että uusi käyttäjä oppii sen nopeasti. Mobiilisovellus, joka toimii puhelimella suoraan varastossa, on usein parempi kuin monimutkainen työpöytäohjelma.

Integroitavuus olemassa oleviin järjestelmiin

Jos yrityksellä on jo toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), varastonhallintajärjestelmän pitää pystyä keskustelemaan sen kanssa. Muuten tieto täytyy syöttää kahteen paikkaan, mikä vie aikaa ja lisää virheitä. Kannattaa varmistaa, että valittu järjestelmä liittyy sujuvasti nykyiseen kokonaisuuteen.

Skaalautuvuus kasvun mukana

Pk-yritys kasvaa. Järjestelmän pitää kasvaa mukana. Kysy toimittajalta, miten järjestelmä laajenee, jos nimikemäärä kaksinkertaistuu tai varastopisteitä tulee lisää. Joustava ratkaisu säästää myöhemmin uusintainvestoinnilta.

  1. Arvioi nykyiset tarpeet: nimikemäärä, käyttäjät, toimipisteet
  2. Selvitä, mihin olemassa oleviin järjestelmiin integraatio tarvitaan
  3. Testaa käytettävyys oikeilla käyttäjillä ennen päätöstä
  4. Varmista toimittajan tuki ja päivitykset pitkällä aikavälillä
  5. Kysy referenssejä samanlaisilta toimialoilta

Älyvarastoratkaisut osana modernia toiminnanohjausta

Älyvarasto ei ole erillinen saareke yrityksen tietojärjestelmissä. Parhaimmillaan se on osa laajempaa kokonaisuutta, jossa tieto kulkee sujuvasti varastosta laskutukseen, ostotilauksiin ja asiakashallintaan. Tällöin varastonhallinta ei ole vain kirjanpitoa, vaan se tukee koko liiketoiminnan päätöksentekoa.

Reaaliaikaiset saldotiedot mahdollistavat esimerkiksi automaattiset täydennystilaukset. Kun tietyn tuotteen määrä alittaa asetetun rajan, järjestelmä ilmoittaa siitä tai tekee tilauksen suoraan. Tämä vähentää hätätilauksia ja pienentää varastoon sitoutunutta pääomaa, koska tavaroita ei tarvitse pitää yhtä suurta puskuria.

Pitkän aikavälin data on älyvaraston ehkä aliarvostetuimpia hyötyjä. Kun tiedetään, mitkä tuotteet liikkuvat nopeasti ja mitkä seisovat hyllyssä, voidaan tehdä parempia ostopäätöksiä. Varastonhallintajärjestelmä muuttuu näin pelkästä kirjanpitotyökalusta liiketoiminnan kehittämisen välineeksi.

Miten Aksulit Oy auttaa pk-yrityksiä varastonhallintajärjestelmän valinnassa?

Me Aksulit Oy:llä olemme kehittäneet varastonhallintaratkaisuja eri toimialoille jo yli kahden vuosikymmenen ajan. Tiedämme, että jokainen yritys on erilainen, ja siksi emme tarjoa yhtä ainoaa valmisratkaisua vaan autamme löytämään sen, joka sopii juuri teidän tilanteeseenne.

Meidän Simple-tuoteperheemme kattaa erilaiset tarpeet:

  • Simple Pocket on mobiilisovellus, joka tuo varastonhallinnan suoraan taskuun. Se sopii yrityksille, jotka haluavat nopean ja helpon tavan seurata saldoja kentältä käsin ilman pitkää käyttöönottoprojektia.
  • Simple Storage on älykkäämpi ratkaisu automaattiseen saldoseurantaan. Se sopii yrityksille, joissa tavara liikkuu paljon ja manuaalinen kirjaaminen ei enää riitä.
  • Simple Cabinet on fyysinen älykaappi, joka inventoi tuotteet automaattisesti ja sopii erityisesti teollisuuden kunnossapitoon, konevuokraamoihin ja kaupintavarastoihin.

Ratkaisumme integroituvat sujuvasti olemassa oleviin järjestelmiin, joten teidän ei tarvitse vaihtaa kaikkea kerralla. Autamme myös konsultoinnissa: jos ette ole varmoja, mikä ratkaisu sopii parhaiten, käymme tilanteenne läpi yhdessä ja ehdotamme sopivinta vaihtoehtoa.

Keskeisiä hyötyjä, joita asiakkaamme ovat kokeneet:

  • Saldot pysyvät ajan tasalla ilman manuaalista kirjaamista
  • Henkilöstö löytää tarvitsemansa tavaran nopeammin
  • Hävikki vähenee, kun tiedetään kuka otti mitä ja milloin
  • Täydennystilaukset tapahtuvat oikeaan aikaan, ei liian myöhään
  • Järjestelmä kasvaa yrityksen mukana

Haluatko nähdä, miten tämä toimii käytännössä? Tutustu Simple Pocket -ratkaisuumme ja katso, miten helposti varastonhallinta voi toimia. Tai jos haluatte jutella tilanteestanne tarkemmin, ota yhteyttä meihin niin katsotaan yhdessä, mikä ratkaisu sopii teille parhaiten.

Aiheeseen liittyvät artikkelit