Excelistä RFID:hen: varastonhallinnan neljä tasoa ja milloin siirtyä seuraavalle

Varastonhallinta on monissa pk-yrityksissä hoidettu niin hyvin kuin se on kulloisellakin hetkellä ollut mahdollista. Saldot löytyvät jostain, mutta ne eivät välttämättä ole ajan tasalla. Tieto on olemassa, mutta se on hajallaan: osittain taulukossa, osittain sähköpostissa, osittain varastohenkilön muistissa. Kun jotain puuttuu, selvittely vie aikaa, jota ei ole.

Tässä artikkelissa jäsennämme varastonhallinnan neljäksi tasoksi, joista jokainen sopii eri tilanteeseen. Tavoite ei ole hypätä suoraan ylimmälle tasolle, vaan tunnistaa, missä kohtaa oma organisaatio tällä hetkellä on ja mikä askel seuraavaksi kannattaa ottaa.

Miksi varastonhallintaa kannattaa ajatella tasoina

Järjestelmävertailut alkavat usein väärästä päästä. Vertaillaan ominaisuuksia, hintoja ja teknologioita ennen kuin on selvää, mitä oikeastaan tarvitaan. Tasoajattelu kääntää lähestymistavan toisinpäin: ensin katsotaan, mitä varastossa tapahtuu, ja vasta sitten mietitään, millainen ratkaisu siihen sopii.

Investoinnin oikea koko syntyy kolmesta tekijästä: kuinka monta nimikettä varastossa on, kuinka usein tapahtumia kirjataan ja kuinka kallis yksittäinen virhe on. Pienessä varastossa harvoin toistuva virhe on harmillinen. Suuressa varastossa tai kunnossapitoympäristössä sama virhe voi pysäyttää tuotannon.

Neljä tasoa toimivat portaina, ei kilpailevina vaihtoehtoina. Taso 1 on taulukko tai paperi, jossa saldo syntyy käsin kirjaamalla. Taso 2 on mobiili varastonhallinta, jossa tunnisteet ja sovellus nopeuttavat kirjaamista. Taso 3 on lukittu ja käyttäjäkohtaisesti seurattu varastopiste, jossa jokainen otto tallentuu automaattisesti ottajan nimelle. Taso 4 on täysin automaattinen tunnistus, jossa saldot päivittyvät ilman ihmisen toimenpiteitä.

Jokainen taso on oikea ratkaisu oikeaan tilanteeseen. Varastonhallinnan kehittäminen ei tarkoita, että kaikilla pitää olla tason 4 ratkaisu. Se tarkoittaa, että käytössä oleva taso vastaa toiminnan tarpeita.

Taso 1: paperi, muistilaput ja Excel

Mihin taulukko oikeasti riittää

Excel varastonhallinnassa on saanut huonon maineen, mutta se ei ole ansaittu kaikissa tilanteissa. Taulukko on täysin toimiva ratkaisu, kun nimikkeitä on vähän, varastopaikkoja on yksi, kirjaajia on yksi tai kaksi ja tavara liikkuu hitaasti.

Pienessä korjaamossa, jossa käsitellään muutamaa kymmentä nimikettä ja yksi henkilö vastaa varastosta, Excel-varastonhallinta toimii. Kaikki tietävät, missä tieto on, päivitys ei unohdu ja historia näkyy tiedostosta. Taulukko ei ole väärä valinta, jos se vastaa toiminnan mittakaavaa.

Silloin kun varaston hallinta Excel-taulukossa toimii, ei kannata vaihtaa järjestelmää vain siksi, että muut ovat vaihtaneet. Olennaista on tunnistaa, milloin tilanne muuttuu. Lisätietoa siitä, milloin varastonhallintajärjestelmä kannattaa hankkia, löytyy erillisestä artikkelista.

Viisi merkkiä siitä, että taulukko ei enää riitä

Saldo tarkistetaan hyllystä ennen kuin siihen luotetaan, koska taulukko ei pysy tapahtumien perässä.
Sama nimike löytyy taulukosta kahdella tai useammalla eri nimellä, eikä kukaan tiedä, kumpi on oikea.
Inventointi vaatii varaston sulkemisen, koska muuten luvut eivät täsmää kesken laskennan.
Kukaan ei tiedä, kuka otti viimeisen kappaleen tai milloin se otettiin.
Tilauksia tehdään vasta, kun hylly on jo tyhjä, koska puuttuminen huomataan vasta fyysisesti.

Jos useampi näistä kuulostaa tutulta, taulukko ei enää palvele toimintaa, vaan hidastaa sitä.

Taso 2: mobiili varastonhallinta ja tunnisteet

Mitä tasolle 2 siirtyminen vaatii käytännössä

Sähköinen varastonhallinta alkaa usein tältä tasolta. Nimikkeille annetaan tunnisteet, varastopaikat nimetään ja kirjaukset tehdään mobiililaitteella sovelluksen avulla. Tunniste voi olla viivakoodi, QR-koodi tai NFC-tarra. Tunnisteen tyyppi ei ole tärkein päätös, vaan se tehdään myöhemmin käyttötarpeen mukaan.

Suurin työ on nimikedatassa, ei tekniikassa. Ennen käyttöönottoa nimikkeistö on siivottava: kaksoiskappaleet yhdistetään, nimet yhtenäistetään ja varastopaikat nimetään järjestelmällisesti. Aloitussaldot syötetään kerran, ja sen jälkeen järjestelmä pitää ne ajan tasalla. Tämä vaihe vie aikaa, mutta se tehdään vain kerran.

Lisätietoa viivakoodin liittämisestä pienvaraston saldonseurantaan löytyy erillisestä artikkelista, jossa käymme läpi käytännön toteutuksen vaihe vaiheelta.

Kenelle taso 2 riittää pitkäksi aikaa

Taso 2 on oikea ratkaisu, kun varastoja on yksi tai muutama, tapahtumat kirjataan ihmisen toimesta ja kirjaaminen halutaan mukaan kentälle. Tyypillinen käyttäjä on tekninen tukku, pieni kunnossapito-organisaatio tai konevuokraamo, jossa varastohenkilö liikkuu ja tarvitsee kirjaamiseen mobiililaitteella tehtävään kirjaamiseen sopivan sovelluksen.

Kun kirjaaminen on helppoa ja nopeaa, se myös tapahtuu. Tämä on tason 2 tärkein hyöty: tieto kulkee sinne, missä työ tehdään, eikä kirjaaminen jää tekemättä siksi, että pitäisi ensin mennä toimistoon avaamaan taulukko.

Taso 2 toimii hyvin niin kauan kuin tapahtumamäärä pysyy sellaisena, että ihminen ehtii kirjata jokaisen oton ja palautuksen. Kun nimikemäärä kasvaa tai varaston käyttö nopeutuu, kannattaa katsoa, onko aika siirtyä ylemmälle tasolle.

Taso 3: lukitut kaapit ja käyttäjäkohtainen seuranta

Milloin kaappi ratkaisee ongelman, jota sovellus ei ratkaise

Sovellus tallentaa sen, mitä ihminen kirjaa. Lukittu varastopiste tallentaa sen, mitä oikeasti tapahtuu. Tämä ero on tason 3 ydin.

Kun nimikkeet ovat arvokkaita, pieniä tai helposti katoavia, pelkkä kirjaamisen helppous ei riitä. Henkilönsuojaimet, käsityökalut, elektroniikkakomponentit ja muut arvokkaat tarvikkeet häviävät helposti varastoista, joihin pääsy ei vaadi tunnistautumista. Lukittu piste ratkaisee tämän: kaappi avautuu vain tunnistautuneelle käyttäjälle, ja jokainen otto kohdistuu automaattisesti ottajan nimelle.

Tämä mahdollistaa kustannusten kohdistamisen osastolle tai työnumerolle ilman erillistä kirjanpitoa. Esimerkki käytännön toteutuksesta löytyy asiakkaan tiloihin sijoitetun älykaapin referenssistä, jossa ratkaisu on otettu käyttöön teknisen tukkukaupan toimipisteessä.

Taso 3 sopii myös tilanteisiin, joissa varasto on käytössä kellon ympäri ilman valvontaa. Kaappi ei tarvitse varastohenkilöä paikalle. Se toimii itsestään ja tallentaa tapahtumat taustajärjestelmään riippumatta siitä, onko paikalla ketään.

Tason 3 ratkaisu ei korvaa tason 2 mobiilikirjausta. Ne täydentävät toisiaan: mobiilikirjaus sopii vapaasti liikkuvalle tavaralle, lukittu piste arvokkaille tai valvotuille nimikkeille.

Taso 4: automaattinen tunnistus ja jatkuva inventointi

Mitä automaattinen inventointi edellyttää varastolta

Tason 4 idea on yksinkertainen: tavara tunnistetaan automaattisesti ilman, että kukaan erikseen kirjaa mitään. Saldot päivittyvät jatkuvasti, ja inventointi tapahtuu käytännössä koko ajan. Lisätietoa siitä, miten RFID-tekniikka toimii varastonhallinnassa, löytyy erillisestä artikkelista.

Automaattinen tunnistus edellyttää, että jokainen nimike on varustettu tunnisteella. Tunnisteiden on oltava yhteensopivia käytettävän lukutekniikan kanssa, ja tämä riippuu nimikkeen materiaalista ja koosta. Lukupiste sijoitetaan kulkureitille, jotta jokainen liike tallentuu. Taustajärjestelmän on pystyttävä käsittelemään tapahtumavirta, joka syntyy, kun tunnistuksia tehdään jatkuvasti.

Tason 4 hyöty syntyy tapahtumamäärästä. Kun nimikkeitä on paljon ja ne liikkuvat tiheästi, manuaalinen kirjaaminen ei enää pysy perässä. Automaattinen tunnistus poistaa tämän pullonkaulan. Automaattiseen saldojen seurantaan perustuva ratkaisu sopii erityisesti varastoihin, joissa tapahtumia on runsaasti ja kirjaamisvirheet aiheuttavat merkittäviä kustannuksia.

Pienessä varastossa, jossa tapahtumia on vähän, tason 4 ratkaisu ei maksa itseään takaisin. Silloin taso 2 tai taso 3 on taloudellisempi ja riittävä valinta. Automaation lisääminen kannattaa vasta, kun manuaalinen kirjaaminen on aito pullonkaula eikä pelkästään teoreettinen riski.

Neljä tasoa rinnakkain

Alla oleva taulukko kokoaa neljä tasoa yhteen. Taulukko ei kerro, mikä taso on paras, vaan auttaa tunnistamaan, mikä taso vastaa oman varaston tilannetta tällä hetkellä. Jokainen taso on oikea ratkaisu oikeaan paikkaan.

Taso	Miten saldo syntyy	Tyypillinen käyttäjä	Vahvuus	Raja tulee vastaan, kun
1. Paperi ja Excel	Käsin kirjaamalla taulukkoon	Pieni varasto, yksi kirjaaja	Ei investointia, tuttu työkalu	Kirjaajia tai nimikkeitä tulee lisää
2. Mobiili ja tunnisteet	Skannaamalla mobiililaitteella	Yksi tai muutama varasto	Kirjaaminen onnistuu kentällä	Kirjaaminen jää silti tekemättä
3. Lukittu kaappi	Tunnistautuminen avaa kaapin	Arvokkaat tai katoavat nimikkeet	Jokainen otto tallentuu käyttäjälle	Tavara ei mahdu kaappiin
4. Automaattinen tunnistus	Lukupiste tunnistaa automaattisesti	Suuri varasto, tiheä kierto	Ei manuaalista kirjaamista lainkaan	Nimikemäärä tai kierto on pieni

Näin tunnistat oman tasosi ja seuraavan askeleen

Viisi kysymystä, jotka kertovat siirtymisen ajankohdan

Alla olevat kysymykset auttavat arvioimaan, onko nykyinen taso riittävä vai onko aika katsoa eteenpäin. Vastaa rehellisesti oman tilanteesi perusteella. Lisää ajatuksia siitä, mistä varastonhallinnan automatisointi kannattaa aloittaa, löytyy erillisestä artikkelista.

Onko aktiivisia nimikkeitä yli muutama sata? Jos kyllä, taulukkomuotoinen varastonhallinta alkaa olla liian raskas ylläpidettäväksi ja virhealtis.
Kirjaako varastoon useampi kuin kaksi henkilöä? Jos kyllä, yhteisen taulukon ylläpito johtaa väistämättä versiokaaokseen ja päällekirjoituksiin.
Kauanko viimeisin inventointi kesti? Jos inventointi vaati varaston sulkemisen tai vei päiviä, automaattisempi seuranta maksaisi itsensä takaisin jo ajansäästöllä.
Kuinka suuri on yhden puuttuvan nimikkeen kustannus? Jos puuttuva osa pysäyttää työn tai aiheuttaa merkittävän viiveen, virheen hinta on suurempi kuin parempaan järjestelmään siirtymisen hinta.
Syötetäänkö sama tieto useampaan paikkaan käsin? Jos kyllä, varastonhallintajärjestelmä, joka integroituu muihin järjestelmiin, poistaa tämän turhan työn kerralla.

Yleisimmät virheet tasolta toiselle siirryttäessä

Ensimmäinen yleinen virhe on hypätä useampi taso kerralla. Organisaatio, joka on hoitanut varaston hallintaa Excelillä, ei yleensä ole valmis siirtymään suoraan täysin automaattiseen tunnistukseen. Muutos on liian suuri kerralla, käyttöönotto venyy ja henkilöstö ei ehdi omaksua uusia toimintatapoja.

Toinen virhe on siirtää sotkuinen nimikkeistö suoraan uuteen järjestelmään. Jos taulukossa on kaksoiskappaleet, väärät nimet ja vanhentuneet saldot, nämä ongelmat siirtyvät uuteen järjestelmään sellaisenaan. Nimikkeistön siivous ennen käyttöönottoa on työlästä, mutta se on ainoa tapa varmistaa, että uusi järjestelmä toimii luotettavasti alusta alkaen.

Kolmas virhe on valita tunnisteet ennen kuin tiedetään, mitä niillä luetaan ja missä olosuhteissa. Tunnisteen tyyppi riippuu nimikkeestä, ympäristöstä ja käyttötavasta. Väärä valinta johtaa siihen, että tunnisteet eivät toimi käytännössä, vaikka ne toimisivat testeissä.

Neljäs virhe on pitää vanha taulukko käytössä rinnakkain uuden järjestelmän kanssa. Tämä tuntuu turvalliselta, mutta johtaa tilanteeseen, jossa kumpikin järjestelmä on puolittain ajan tasalla. Lopulta kukaan ei tiedä, kumpaan luottaa. Vanhasta on luovuttava kokonaan, kun uusi on otettu käyttöön. Tähän liittyy myös kysymys järjestelmän integroinnista toiminnanohjaukseen, joka kannattaa suunnitella ennen käyttöönottoa eikä sen jälkeen.

Varastonhallinnan tasot Simple-tuoteperheessä

Aksulitin Simple-tuoteperhe on rakennettu siten, että jokainen varastonhallinnan taso löytää siitä oman ratkaisunsa. Tasot eivät ole erillisiä tuotteita, vaan ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, jossa voi aloittaa yhdeltä tasolta ja laajentaa tarpeen kasvaessa.

Tason 2 mobiilikirjaus vastaa Simple Pocketia, joka on mobiilisovellus Android- ja iOS-laitteille. Se toimii myös käsipäätteillä ja tableteilla. Sovelluksella voi tehdä vastaanoton, hyllytyksen, keräilyn, varastosiirron ja inventoinnin. Tunnistus onnistuu QR-koodilla, viivakoodilla tai NFC-tarroilla. Sovellus toimii myös osittain ilman verkkoyhteyttä, ja tiedot säilyvät lähetykseen asti.

Tason 3 lukittu ja käyttäjäkohtaisesti seurattu varastopiste vastaa Simple Cabinetia, jossa jokainen otto kohdistuu tunnistautuneeseen käyttäjään. Tason 4 automaattinen tunnistus vastaa Simple Storagea, joka on varaston yhteyteen asennettava itsepalvelupiste. Sen läpi kuljetettavat tuotteet skannataan RFID-tunnisteilla, ja henkilö tunnistautuu NFC-tunnisteella. Saldot päivittyvät taustajärjestelmään automaattisesti.

Kaikkien tasojen taustajärjestelmänä toimii Simple Cloud, johon tapahtumat kertyvät tasosta riippumatta. Tämä tarkoittaa, että eri varastopisteet ja eri kirjaustavat tuottavat tiedon samaan paikkaan, josta se on aina ajan tasalla ja kaikkien saatavilla.

Jos haluat selvittää, mikä taso sopii omaan tilanteeseesi, ota yhteyttä ja kerromme lisää. Voit myös varata ajan esittelyyn, jossa näet ratkaisut käytännössä ennen päätöstä.