Jäljitettävyys varastossa: mitä track and trace vaatii nimike-, erä- ja sarjanumerotasolla
Joskus tilanne on tämä: asiakas soittaa ja kysyy tietyn laitteen historiaa. Onko sitä huollettu? Kenen hallussa se on ollut? Mistä erästä se on peräisin? Varastossa ei osata vastata, koska tietoa ei ole kirjattu mihinkään yhteen paikkaan. Tämä ei ole harvinainen tilanne, ja se on korjattavissa. Vastaus löytyy track and trace -ajattelusta, joka tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tiedetään, missä tavara on ja minne se on mennyt. Hyvä lähtökohta on ymmärtää, miten sisälogistiikan tietovirta toimii ja missä kohdissa tieto tyypillisesti katkeaa.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä jäljitettävyys varastossa oikeasti tarkoittaa, mitä eri tasoja seurannassa on ja miten valitset sen tason, joka sopii juuri teidän tarpeisiinne. Etenemme peruskäsitteistä käytännön ratkaisuihin.
Mitä track and trace tarkoittaa
Mitä track and trace tarkoittaa käytännössä? Kyse on kahdesta asiasta. Track tarkoittaa sitä, missä jokin kohde on juuri nyt. Trace tarkoittaa sitä, missä se on ollut ja mitä sille on tapahtunut matkan varrella.
Suomeksi puhutaan jäljitettävyydestä. Jäljitettävyys varastossa tarkoittaa siis kykyä vastata kahteen peruskysymykseen: missä tuote on tällä hetkellä ja mitä sille on aiemmin tapahtunut. Nämä kaksi kysymystä kuulostavat yksinkertaisilta, mutta vastaukseen tarvitaan toimiva tapa kirjata tapahtumat järjestelmään.
Tuotteiden jäljitettävyys ei ole pelkästään tekninen ratkaisu. Se on ennen kaikkea tapa varmistaa, että tieto kulkee tavaran mukana. Kun tieto on tallessa, reklamaatiot selviävät nopeasti, katoamistapaukset vähenevät ja vastuut ovat selkeät.
Jäljitettävyyden kolme tasoa: nimike, erä ja sarjanumero
Jäljitettävyyttä voidaan tehdä kolmella eri tarkkuustasolla. Taso valitaan sen mukaan, mihin kysymyksiin pitää pystyä vastaamaan, ei sen mukaan, mikä on teknisesti mahdollista.
Nimiketasolla tiedetään, montako tiettyä tuotetta varastossa on ja missä ne sijaitsevat. Tämä riittää, kun tuotteet ovat keskenään samanlaisia eikä yksittäisen kappaleen historialla ole merkitystä. Esimerkiksi tavalliset toimistotarvikkeet tai kulutustarvikkeet sopivat nimiketason seurantaan.
Erätasolla tiedetään, mihin valmistus- tai toimituserään tietty määrä tuotteita kuuluu. Eräseuranta mahdollistaa sen, että voidaan selvittää, mitkä kappaleet kuuluvat samaan erään ja tarvittaessa jäljittää ne nopeasti. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun tietyssä erässä havaitaan ongelma.
Sarjanumerotasolla jokainen yksittäinen kappale tunnistetaan erikseen omalla sarjanumerollaan. Sarjanumeroseuranta tarkoittaa, että yksittäisen tuotteen koko historia, kuten siirrot, käyttäjät ja huollot, on tallessa. Tämä on tarkin taso, ja se sopii tilanteisiin, joissa yksittäisen kappaleen kohtalo on tärkeää tietää.
Mitä kunkin tason seuranta vaatii käytännössä
Jokainen jäljitettävyystaso vaatii erilaisen tavan merkitä tuotteet ja kirjata tapahtumat. Mitä tarkemmasta tasosta on kyse, sitä enemmän tietoa täytyy kerätä ja sitä tarkemmin tuotteet täytyy yksilöidä.
| Taso | Mitä tiedetään | Merkintä | Kirjaustyö |
|---|---|---|---|
| Nimike | Tuotemäärä ja sijainti | Tuotekoodi tai tarra | Vähäinen, tapahtumat pääpiirteissään |
| Erä | Erä, määrä ja sijainti | Eränumerotarra tai tunniste | Kohtalainen, eräkohtaiset kirjaukset |
| Sarjanumero | Yksittäinen kappale ja historia | Yksilöllinen tunniste jokaiselle | Tarkka, jokainen tapahtuma kirjataan |
Taulukon perusteella nähdään, että tarkkuuden kasvaessa myös kirjaustyön määrä kasvaa. Siksi on tärkeää valita taso, joka vastaa todelliseen tarpeeseen, eikä mennä tarkemmalle tasolle kuin on tarpeen.
Tapahtumahistoria: kuka, mitä, milloin ja missä
Jäljitettävyys rakentuu tapahtumista. Jokainen vastaanotto, siirto, otto, palautus ja huolto on tapahtuma, johon liittyy neljä tietoa: aika, paikka, henkilö ja kohde. Kun nämä neljä asiaa kirjautuvat jokaisesta tapahtumasta, syntyy historia, johon voi palata milloin tahansa.
Käytännön haaste on se, että tapahtumat pitää saada kirjattua luotettavasti. Jos kirjaus jää ihmisen muistin tai erillisen paperilistan varaan, aukot ovat väistämättömiä. Kun käytössä on RFID-järjestelmä, jossa ohjelmisto muuttaa luvut tapahtumiksi, historia syntyy automaattisesti tunnistuksen yhteydessä ilman erillistä kirjaustyötä.
Tämä on keskeinen ero manuaalisen ja automaattisen seurannan välillä. Automaattinen kirjaus ei unohda, ei ohita vaiheita eikä tee lyöntivirheitä. Historia on aina täydellinen siltä osin kuin tunnistus on tapahtunut.
Viivakoodi vai RFID jäljitettävyyden tunnisteena
Kun jäljitettävyyttä rakennetaan, on valittava, millä tekniikalla tuotteet tunnistetaan. Kaksi yleisintä vaihtoehtoa ovat viivakoodi ja RFID-tunniste. Löydät tarkemman viivakoodin, QR-koodin ja RFID:n vertailun erillisestä artikkelista.
Viivakoodi vaatii skannauksen jokaisessa vaiheessa: tunniste täytyy näkyä lukijalle, ja jonkun täytyy suorittaa skannaus. RFID-tunniste luetaan ilman näköyhteyttä, ja useita tunnisteita voidaan lukea kerralla. Kiinteät lukupisteet voivat kirjata tapahtuman automaattisesti ilman, että kukaan tekee mitään erikseen. RFID-jäljitettävyys sopii erityisesti tilanteisiin, joissa tapahtumia on paljon tai tuotteet liikkuvat nopeasti.
Missä jäljitettävyys tyypillisesti katkeaa
Jäljitettävyysketju on yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki. Vaikka järjestelmä olisi kuinka hyvä tahansa, historia katkeaa heti, kun jokin tapahtuma jää kirjaamatta. Kannattaa tietää, missä kohdissa katkokset yleisimmin syntyvät. Lisää tietoa löytyy siitä, miksi varaston saldot eivät täsmää.
- Siirto, jota ei kirjata. Tuote liikkuu paikasta toiseen, mutta siirtoa ei merkitä järjestelmään. Tämän jälkeen kukaan ei tiedä, missä tuote on.
- Tunniste irtoaa tai muuttuu lukukelvottomaksi. Jos tarra repeytyy tai tunniste vioittuu, tuotteen historia katkeaa siihen pisteeseen. Uuden tunnisteen liittäminen vanhaan historiaan vaatii erillisen toimenpiteen.
- Manuaalinen välivaihe, jossa tunnistetta ei lueta. Prosessissa on kohta, jossa tuote käsitellään käsin, mutta skanneria ei käytetä. Tämä välivaihe jää pimentoon.
- Eri järjestelmät eivät käytä samaa tunnistetta. Varastonhallintajärjestelmässä on yksi koodi, toiminnanohjausjärjestelmässä toinen. Tieto ei yhdisty, ja historia jää hajanaiseksi.
- Palautukset ja korjaukset, joita ei yhdistetä alkuperäiseen yksilöön. Kun tuote palaa tai käy huollossa, se kirjataan uutena tapahtumana ilman yhteyttä aiempaan historiaan. Yksilön elinkaari katkeaa.
Mistä tunnistat, että tarvitsette sarjanumerotason seurantaa
Sarjanumerotaso ei sovi kaikille, mutta joissain tilanteissa se on ainoa tapa vastata asiakkaan tai oman organisaation kysymyksiin. Sarjanumeroiden hallinta varastossa on tarpeen ainakin silloin, kun jokin seuraavista kohdista kuvaa teidän tilannettanne.
- Yksittäisillä laitteilla on oma huolto- tai kalibrointihistoriansa. Kun laite täytyy huoltaa tietyin väliajoin tai kalibroida, historian täytyy olla tallessa juuri sille yksilölle.
- Arvokkaiden laitteiden sijainti ja haltija pitää tietää. Jos laite on arvokas tai kriittinen, ei riitä, että tiedetään laitteita olevan tietty määrä. Pitää tietää, missä kukin yksilö on ja kenen vastuulla.
- Takuu- ja reklamaatiotilanteissa pitää tietää, mistä yksilöstä on kyse. Kun asiakas reklamoi, on pystyttävä osoittamaan, milloin kyseinen kappale on toimitettu, missä se on ollut ja mitä sille on tehty.
- Asiakas pyytää yksilötason tietoa. Jotkut asiakkaat edellyttävät, että toimittaja pystyy kertomaan yksittäisen kappaleen historian. Ilman sarjanumeroseurantaa tähän ei pystytä vastaamaan.
- Samat yksilöt kiertävät käyttäjältä toiselle. Esimerkiksi kiertävä kalusto tai lainattavat laitteet vaativat yksilötason seurannan, jotta tiedetään, kenen hallussa mikäkin kappale milloinkin on.
Jäljitettävyys Aksulitin Simple Cloudissa
Meillä Aksulitilla olemme rakentaneet Simple-tuoteperheen niin, että seuranta voidaan toteuttaa sillä tarkkuudella kuin tarve vaatii. Seuranta voidaan aloittaa nimiketasolta ja laajentaa yksittäisiin sarjanumeroituihin tuotteisiin asti ilman, että koko järjestelmä täytyy rakentaa uudelleen.
Simple Cloudissa on tapahtumaseuranta, nimikkeiden hallinta ja varastopaikkojen hallinta. Sarjanumeroiden hallinta kuuluu Standard- ja Professional-versioihin, joten se on käytettävissä heti, kun tarve kasvaa. Järjestelmässä on myös RFID- ja NFC-toiminnot, jotka mahdollistavat automaattisen tunnistuksen ilman manuaalista skannausta.
Simple Storage kertoo selkeästi, kuka otti mitä ja milloin. Tämä on arjessa konkreettinen hyöty: kun jotain katoaa tai reklamaatio pitää selvittää, vastaus löytyy järjestelmästä nopeasti ilman arvailua.
Etätunnistusratkaisuillamme RFID mahdollistaa jäljitettävyyden yksilötasolla myös vaativissa ympäristöissä. Esimerkiksi pesulassa tunnisteiden ja kiinteiden lukupisteiden avulla voidaan seurata, kuinka monta kertaa yksittäinen kappale on pesty vuoden aikana. Sama periaate toimii monessa muussakin ympäristössä, jossa tuotteet liikkuvat paljon ja historian täytyy olla tallessa.
Jos haluatte selvittää, mikä jäljitettävyyden taso sopii teille ja miten track and trace -ratkaisu rakennetaan käytännössä, ottakaa meihin yhteyttä tai varaa esittely. Käymme tilanteenne läpi ja ehdotamme ratkaisua, joka vastaa todelliseen tarpeeseenne.