Varaston keräily pienvarastossa: 10 tapaa lyhentää keräilyaikaa

Keräily vie pienvarastossa enemmän aikaa kuin useimmiten huomataan. Suurin osa siitä ajasta ei kulu tavaran nostamiseen tai pakkaamiseen, vaan kävelyyn ja etsimiseen. Kun tilauksia tulee enemmän tai henkilöstöä on vähän, jokainen turha askel alkaa tuntua. Hyvä uutinen on, että keräilyaikaa voi lyhentää merkittävästi ilman suuria investointeja tai varaston uudelleenrakentamista. Tässä artikkelissa käymme läpi kymmenen käytännön keinoa, jotka sopivat pieneen tai keskikokoiseen varastoon, jossa keräily tehdään käsin. Jos haluat ensin ymmärtää, missä varastonhallintasi kokonaisuutena seisoo, kannattaa tutustua varastonhallinnan neljä tasoa käsittelevään artikkeliimme.

Mihin keräilyaika oikeasti kuluu

Ennen kuin mitään voi parantaa, on hyödyllistä ymmärtää, mistä keräilyaika koostuu. Käytännössä se jakautuu useaan eri vaiheeseen, joista jokainen syö aikaa omalla tavallaan.

Siirtyminen on usein suurin yksittäinen ajansyöjä. Keräilijä kulkee varastopaikalta toiselle, ja jos reittiä ei ole suunniteltu, sama käytävä saatetaan kulkea useaan kertaan yhden kierroksen aikana. Tähän menee aikaa, vaikka varastotila ei olisi suuri.

Etsiminen tulee toisena. Jos varastopaikkojen merkinnät ovat epäselvät tai nimikkeet eivät ole siellä, missä niiden pitäisi olla, keräilijä joutuu pysähtymään ja katselemaan ympärilleen. Muutama ylimääräinen sekunti per rivi kertautuu nopeasti.

Tunnistaminen vie aikaa silloin, kun samankaltaiset tuotteet ovat vierekkäin tai pakkaukset muistuttavat toisiaan. Keräilijä joutuu tarkistamaan tuotteen useampaan kertaan ennen kuin uskaltaa ottaa sen mukaan.

Kirjaaminen on vaihe, jota ei aina lasketa keräilyaikaan, vaikka se kuuluu siihen. Jos keräily kirjataan käsin paperille tai järjestelmään vasta keräilykierroksen jälkeen, se vie oman aikansa ja altistaa virheille.

Pakkaaminen on yleensä tehokkain vaihe, koska se on selkeä toimenpide ilman epävarmuutta. Silti pakkauspisteen sijainti ja välineiden järjestys vaikuttavat siihenkin.

Kymmenen tapaa lyhentää keräilyaikaa

1. Sijoita nopeimmin kiertävät nimikkeet lähimmäksi

Katso, mitkä nimikkeet keräillään useimmin. Sijoita ne lähelle keräilykierroksen lähtöpistettä tai pakkaustyöpistettä. Näin keräilijä kävelee lyhyimmän matkan juuri niiden tuotteiden kohdalla, joita haetaan eniten.

Tämä on yksi yksinkertaisimmista keinoista lyhentää keräilyaikaa ilman mitään hankintoja. Käytännössä se tarkoittaa, että varastopaikkojen jako ei perustu tuoteryhmään tai toimittajaan, vaan siihen, kuinka usein tuote liikkuu.

Tyypillinen virhe on sijoittaa tuotteet varastoon siinä järjestyksessä kuin ne on vastaanotettu tai nimetty toimittajan luettelossa. Silloin nopeimmin kiertävät nimikkeet päätyvät sinne, missä tilaa sattuu olemaan, eikä sinne, missä niiden pitäisi olla.

2. Suunnittele keräilyreitti yhteen suuntaan

Keräilykierros kannattaa suunnitella niin, että se kulkee varaston läpi yhteen suuntaan ilman turhaa edestakaista liikettä. Kun keräilylista on järjestetty varastopaikkojen mukaan, keräilijä ei joudu palaamaan käytäville, joilla hän on jo käynyt.

Tämä säästää aikaa erityisesti silloin, kun keräiltäviä rivejä on useita. Jokainen turha kääntyminenkin lisää matkaa, ja pitkällä aikavälillä se näkyy keräilyajassa.

Tyypillinen virhe on antaa keräilylistan tulla järjestelmästä siinä järjestyksessä kuin tilauksen rivit on syötetty. Silloin reitti muodostuu sattumanvaraisesti eikä vastaa varaston fyysistä rakennetta.

3. Kerää useampi tilaus samalla kierroksella

Jos varastossa käsitellään useita tilauksia päivässä, niitä ei kannata aina keräillä erikseen. Kun samalla kierroksella kerätään useampi tilaus yhtä aikaa, kävelty matka lyhenee ja keräilyaika per tilaus pienenee.

Tämä toimii parhaiten silloin, kun tilaukset sisältävät samoja tai lähellä toisiaan olevia nimikkeitä. Keräilijä ottaa yhdellä pysähdyksellä usean tilauksen tarvitsemat tuotteet.

Tyypillinen virhe on sekoittaa eri tilausten tuotteet keskenään ilman selkeää erottelua. Silloin keräily nopeutuu, mutta pakkausvaiheessa syntyy virheitä. Lajittelu on suunniteltava etukäteen, esimerkiksi erillisten laatikoiden tai alueiden avulla.

4. Järjestä keräilylista varastopaikkojen mukaan

Keräilylistan järjestys ratkaisee, kuinka loogisesti keräilijä voi edetä. Kun lista on järjestetty varastopaikkojen mukaan, keräilijä tietää heti, missä järjestyksessä nimikkeet kannattaa hakea.

Tämä vähentää pysähtymistä ja miettimistä kierroksen aikana. Keräilijän ei tarvitse itse päättää reittiä, vaan lista ohjaa hänet luontevasti eteenpäin.

Tyypillinen virhe on toimittaa keräilijälle lista, joka on järjestetty tilausnumeron tai asiakkaan nimen mukaan. Silloin keräilijä joutuu itse suunnittelemaan reitin, mikä vie aikaa ja johtaa epäyhtenäisiin käytäntöihin eri henkilöiden välillä.

5. Erota samankaltaiset nimikkeet selkeästi toisistaan

Samankaltaiset tuotteet, kuten erikokoiset ruuvit tai saman sarjan osat, aiheuttavat helposti sekaannuksia. Kun ne sijoitetaan eri varastopaikoille ja merkitään selkeästi, keräilijä tunnistaa oikean tuotteen nopeasti eikä joudu tarkistamaan asiaa useampaan kertaan.

Visuaalinen erottelu auttaa paljon. Erivärisiä laatikoita, selkeitä etikettejä tai fyysistä välimatkaa voi käyttää apuna ilman suuria kustannuksia.

Tyypillinen virhe on sijoittaa samankaltaiset nimikkeet vierekkäin pelkästään sen takia, että ne kuuluvat samaan tuoteryhmään. Silloin keräilijä joutuu pysähtymään ja vertailemaan tuotteita, vaikka hänen pitäisi edetä nopeasti.

6. Merkitse yksikkö ja pakkauskoko selkeästi varastopaikalle

Keräilijän on tiedettävä yhdellä silmäyksellä, montako kappaletta, metriä tai kilogrammaa hän ottaa. Jos varastopaikalla lukee vain tuotteen nimi ilman yksikkötietoa, keräilijä joutuu tarkistamaan asian erikseen tai arvaamaan.

Selkeä merkintä suoraan varastopaikalla tai hyllylipukkeessa poistaa tämän epävarmuuden. Se on pieni asia, mutta se toistuu jokaisen keräilyrivin kohdalla.

Tyypillinen virhe on olettaa, että keräilijä muistaa yksikkötiedot ulkoa tai tarkistaa ne keräilylistasta. Käytännössä listaa ei aina lueta tarkkaan, ja virheitä syntyy juuri silloin, kun kiire on suurin.

7. Kirjaa keräily heti, älä jälkikäteen

Kun keräily kirjataan samalla kun se tehdään, tieto on heti oikein eikä muistinvarainen. Jälkikäteen kirjatessa syntyy helposti virheitä, ja varastosaldot pysyvät virheellisinä sen ajan, kun kirjaus odottaa.

Mobiilisovellus tai käsipääte mahdollistaa kirjaamisen suoraan varastopaikalla. Tämä ei vain lyhennä keräilyaikaa, vaan pitää varastonhallinnan tiedot ajan tasalla reaaliaikaisesti. Kannattaa tutustua myös siihen, miten mobiilisovellus käsipäätteen korvaajana toimii käytännössä.

Tyypillinen virhe on siirtää kirjaus myöhemmäksi, koska se tuntuu hitaalta kesken keräilykierroksen. Todellisuudessa jälkikäteen kirjaaminen vie enemmän aikaa ja lisää virheiden todennäköisyyttä.

8. Hoida täydennys erillisenä työvaiheena

Täydennys keräilypaikalle ei kuulu keräilijän tehtäviin keräilykierroksen aikana. Kun täydennys hoidetaan omana työvaiheenaan, keräilykierros ei katkea, ja kumpikin tehtävä tehdään paremmin.

Tämä tarkoittaa, että varastopaikan saldoa seurataan aktiivisesti ja täydennys käynnistyy ennen kuin paikka tyhjenee. Automaattinen täydennys on yksi tapa varmistaa, että täydennys tapahtuu oikeaan aikaan ilman erillistä muistamista.

Tyypillinen virhe on antaa keräilijän itse täydentää varastopaikka kesken kierroksen, kun hän huomaa puutteen. Silloin keräilyaika kasvaa ja kierros katkeaa ennakoimattomasti.

9. Sovi etukäteen, miten puuttuva nimike käsitellään

Joskus nimike ei ole paikallaan, vaikka saldo näyttää positiivista. Tällaisessa tilanteessa keräilijän on tiedettävä, mitä tehdä: jatkaako kierrosta, kirjaako puutteen heti vai pyytääkö apua.

Ennalta sovittu toimintatapa estää sen, että keräilijä jää odottamaan tai etsii vastausta itse. Se myös varmistaa, että puutteet kirjataan johdonmukaisesti ja niihin voidaan reagoida.

Tyypillinen virhe on jättää tämä tilanne avoimeksi. Silloin jokainen keräilijä toimii eri tavalla, ja puutteita jää kirjaamatta. Varastosaldot vääristyvät hiljalleen, ja ongelma toistuu yhä useammin.

10. Perehdytä keräilijä ja vakioi työtapa

Keräily on toistuvaa työtä, ja toistuvaan työhön sopii vakioitu tapa toimia. Kun keräilyprosessi on kirjattu selkeästi ja uusi keräilijä perehdytetään sen mukaan, työn laatu ei riipu siitä, kuka keräilee.

Vakiointi tarkoittaa käytännössä sitä, että keräilyjärjestys, kirjaamistapa ja poikkeustilanteiden käsittely on sovittu etukäteen. Tämä lyhentää myös perehdytysaikaa, kun toimintatapaa ei tarvitse opettaa suullisesti joka kerta erikseen.

Tyypillinen virhe on luottaa siihen, että kokenut keräilijä opettaa tavan uudelle. Silloin käytäntö siirtyy epävirallisena ja vaihtelee henkilöstä toiseen. Eroavaisuudet kasvavat ajan myötä ja virheiden määrä lisääntyy.

Mitä kannattaa mitata ennen kuin mitään muutetaan

Parannuksia on vaikea tehdä, jos ei tiedetä, mistä lähdetään liikkeelle. Ilman lähtötasoa ei voi myöhemmin todeta, onko muutos tuottanut tulosta. Neljä mittaria antavat hyvän kuvan keräilyn nykytilasta.

Kuinka kauan yksi keräily kestää. Mittaa aika keräilykierroksen alusta siihen, kun tavara on pakattu ja valmis lähetettäväksi. Tee tämä useammalle kierrokselle, jotta saat totuudenmukaisen kuvan.
Kuinka monta riviä keräily sisältää. Keräilyaika riippuu myös tilauksen koosta. Kun tiedät rivimäärän, voit laskea ajan per rivi ja vertailla kierroksia keskenään.
Kuinka usein nimike ei ole paikallaan. Kirjaa ylös jokainen kerta, kun keräilijä menee varastopaikalle ja nimikettä ei löydy sieltä, missä sen pitäisi olla. Tämä kertoo saldojen luotettavuudesta.
Kuinka usein keräilyssä syntyy virhe. Virhe voi olla väärä tuote, väärä määrä tai puuttuva rivi. Seuraa näitä systemaattisesti, jotta tiedät, missä vaiheessa virheitä syntyy.

Nämä neljä lukua riittävät alkuun. Ne eivät vaadi erityistä järjestelmää, mutta jos haluat seurata niitä helpommin, kannattaa tutustua siihen, miten varastonhallinnan mittarit yhdessä näkymässä toimivat käytännössä.

Muutokset, jotka eivät kannata pienvarastossa

Kaikki kehitysideat eivät sovi pieneen varastoon. Joissakin tapauksissa muutoksen toteuttaminen vaatii niin paljon aikaa, rahaa tai tilaa, että hyöty jää selvästi pienemmäksi kuin panos. Kolme esimerkkiä tällaisista tilanteista.

Varaston layout-muutos kokonaisuudessaan. Hyllyjen siirtäminen ja varaston pohjapiirustuksen uudelleensuunnittelu on iso projekti. Se vaatii resursseja, keskeyttää normaalin toiminnan ja vie kauan. Pienessä varastossa sama tulos saavutetaan usein pelkästään sijoittelemalla nopeimmin kiertävät nimikkeet järkevämmin nykyisiin varastopaikkoihin.

Uuden ohjelmiston käyttöönotto ilman selkeää tarvetta. Uusi järjestelmä ei ratkaise ongelmaa, jos perusprosessit ovat sekaisin. Jos keräilytapa ei ole vakioitu ja varastopaikat ovat epäjärjestyksessä, ohjelmisto ei auta. Ensin kannattaa korjata prosessi, sitten harkita työkaluja sen tueksi.

Keräilyautomaation hankkiminen ennenaikaisesti. Automaattivarastot ja keräilyrobotit ovat tehokkaita, mutta ne on suunniteltu suuriin volyymeihin ja tasaisiin nimikkeistöihin. Pienessä varastossa ne ovat ylimitoitettuja, ja niiden ylläpito vaatii osaamista, jota ei välttämättä ole saatavilla. Käsin tehtävä keräily, kun se on hyvin organisoitu, on pienessä varastossa usein juuri oikean kokoinen ratkaisu.

Keräily osana varastonhallintaa

Keräily ei ole irrallinen toimenpide, vaan osa laajempaa varastonhallinnan kokonaisuutta. Kun varastosaldot ovat oikein, varastopaikat selkeästi merkitty ja prosessi vakioitu, keräily sujuu nopeammin ja virheitä syntyy vähemmän.

Olemme kehittäneet Simple Pocket -mobiilisovelluksemme juuri tähän tarpeeseen. Se toimii Android- ja iOS-laitteilla sekä käsipäätteillä ja tableteilla, ja sen avulla keräilijä voi kirjata keräilyn suoraan varastopaikalla viivakoodilla, QR-koodilla tai NFC-tunnisteella. Tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti taustajärjestelmään, joten varastosaldot pysyvät ajan tasalla ilman erillistä kirjausvaihetta.

Simple Pocket toimii myös osittain ilman verkkoyhteyttä, joten se sopii varastoihin, joissa yhteys ei ole kaikkialla vakaa. Tiedot tallentuvat laitteelle ja siirtyvät taustajärjestelmään, kun yhteys palautuu.

Jos haluat selvittää, miten Simple Pocket sopii teidän varastoonne, ota meihin yhteyttä ja kerromme lisää.