Tilauspiste ja hälytysraja: näin lasket varastotasot oikein

Monessa varastossa tilaus lähtee vasta sitten, kun joku kävelee hyllyn luo ja huomaa sen tyhjäksi. Tämä on kallis tapa toimia: kiireinen lisätilaus, tuotantoseisokki tai asiakkaan odottaminen olisi voitu välttää yhdellä luvulla. Tätä lukua kutsutaan tilauspisteeksi, ja se kertoo, millä varastosaldolla täydennystilaus pitää viimeistään käynnistää. Ymmärtämällä varastonhallinnan neljä tasoa näet, miten tilauspiste sopii osaksi laajempaa kokonaisuutta. Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä tilauspiste koostuu, miten se lasketaan ja milloin se ei ole oikea työkalu.

Mitä tilauspiste tarkoittaa

Tilauspiste on se varastosaldo, jonka alittuessa täydennystilaus on tehtävä, jotta hylly ei ehdi tyhjentyä ennen kuin uusi erä saapuu.

On tärkeää ymmärtää, että tilauspiste on saldotaso, ei päivämäärä. Se ei kerro, milloin kalenteri sanoo tilata. Se kertoo, missä kohtaa varastotaso on niin alhainen, että tilaaminen on aloitettava juuri nyt.

Tilauspiste vastaa kysymykseen ”milloin tilaan?” eikä kysymykseen ”kuinka paljon tilaan?”. Nämä ovat kaksi erillistä päätöstä. Tilauspiste hoitaa ajoituksen, tilauserän koko on oma laskelmansa.

Käytännössä tilauspiste toimii näin: varastonhallinta seuraa saldoa jatkuvasti. Kun saldo laskee tilauspisteen tasolle tai sen alle, järjestelmä tai varastosta vastaava henkilö käynnistää täydennystilauksen. Tuotteet ehtivät saapua ennen kuin varasto on tyhjä, ja toiminta jatkuu ilman katkoksia.

Ilman tilauspisteen käsitettä varastotasoja joudutaan arvioimaan silmämääräisesti tai muistinvaraisesti. Kumpikaan ei skaalaudu, kun nimikkeiden määrä kasvaa tai menekki vaihtelee.

Kolme lukua, joita tilauspiste tarvitsee

Tilauspiste ei ole arvaus eikä perinne. Se on laskelma, joka nojaa kolmeen konkreettiseen lukuun. Jokainen niistä tuo mukanaan oman epävarmuutensa, ja on hyvä tietää, missä virheet tyypillisimmin syntyvät.

Keskimääräinen menekki

Menekki tarkoittaa sitä, kuinka paljon nimikettä kuluu tietyssä ajassa, esimerkiksi päivässä tai viikossa. Luku saadaan historiasta: katsotaan, paljonko nimikettä on kulunut viimeisten kuukausien aikana, ja lasketaan keskiarvo.

Tyypillinen virhe on käyttää liian lyhyttä ajanjaksoa. Jos menekki on laskettu vain yhden vilkkaan viikon perusteella, tilauspiste asettuu liian korkealle ja varasto paisuu tarpeettomasti. Jos taas käytetään hiljaisinta kuukautta, saldo pääsee laskemaan liian alas.

Kausivaihtelut, kampanjat ja asiakkaiden projektit voivat heiluttaa menekkiä merkittävästi. Hyvä lähtökohta on tarkastella riittävän pitkää historiaa ja tunnistaa, onko menekki tasainen vai vaihteleva.

Toimitusaika

Toimitusaika on se aika, joka kuluu tilauksen tekemisestä siihen hetkeen, kun tuotteet ovat käytettävissä varastossa. Tähän kuuluu toimittajan läpimenoaika, kuljetusaika ja mahdollinen vastaanottotarkastus.

Toimitusaika on usein se luku, joka on varastonhallinnassa vanhentunein. Toimittaja on saattanut vaihtaa logistiikkaansa, tai sesonki on pidentänyt toimitusaikoja, mutta järjestelmässä pyörii edelleen vanha luku.

Epävarmuus toimitusajassa on merkittävä riski. Jos toimittaja lupaa kaksi viikkoa mutta toimittaa välillä kolmessa, tilauspiste kannattaa laskea pidemmän toimitusajan mukaan.

Varmuusvarasto

Varmuusvarasto on puskuri, joka suojaa kahdelta asialta: menekin yllättävältä kasvulta ja toimitusajan venymiseltä. Se on se määrä tuotteita, joka halutaan pitää hyllyssä vielä silloinkin, kun kaikki menee hieman odotettua huonommin.

Varmuusvarasto on tietoinen päätös. Se ei ole luku, joka löytyy laskukaavasta automaattisesti. Se on valinta siitä, kuinka paljon riskiä ollaan valmiita ottamaan suhteessa siihen, kuinka paljon pääomaa halutaan sitoa varastoon. Suurempi varmuusvarasto tarkoittaa parempaa toimitusvarmuutta mutta myös enemmän varastoon sitoutunutta pääomaa.

Varmuusvaraston sopiva taso riippuu nimikkeestä. Kriittiselle varaosalle, jonka puuttuminen pysäyttää tuotannon, varmuusvarasto on perusteltua pitää korkeampana. Helposti saatavalle ja edulliselle nimikkeelle pieni puskuri riittää.

Näin tilauspiste lasketaan

Tilauspiste lasketaan yksinkertaisesti: lasketaan yhteen se määrä, joka kuluu toimitusaikana, ja lisätään siihen varmuusvarasto. Toisin sanoen: tilauspiste on keskimääräinen menekki toimitusaikana lisättynä varmuusvarastolla.

Alla on esimerkki, jossa kaikki luvut ovat kuvitteellisia ja tarkoitettu vain laskelman havainnollistamiseen.

  • Esimerkiksi nimikettä kuluu keskimäärin 10 kappaletta päivässä.
  • Esimerkiksi toimittajan toimitusaika on 5 päivää.
  • Esimerkiksi toimitusaikana kuluva määrä on siis 10 kertaa 5, eli 50 kappaletta.
  • Esimerkiksi varmuusvarastoksi on päätetty asettaa 20 kappaletta, koska menekki vaihtelee jonkin verran ja toimittajan toimitusaika on joskus venynyt päivällä tai kahdella.
  • Esimerkiksi tilauspiste on 50 lisättynä 20:llä, eli 70 kappaletta.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Kun varastosaldo laskee 70 kappaleeseen, täydennystilaus tehdään välittömästi. Tilauksen saapuessa hyllyssä on vielä jäljellä se varmuusvarasto, joka suojaa yllätyksiä vastaan. Hylly ei ehdi tyhjentyä, ja toiminta jatkuu normaalisti.

Laskelman yksinkertaisuus on sen vahvuus. Kun jokainen luku on selkeästi perusteltu, tilauspisteen voi myös tarkistaa ja päivittää, kun olosuhteet muuttuvat.

Milloin hälytysraja ja tilauspiste eivät ole sama asia

Tilauspiste ja hälytysraja sekoitetaan usein toisiinsa, mutta ne ovat kaksi erillistä käsitettä, joilla on eri tarkoitus.

Tilauspiste käynnistää täydennystilauksen. Kun saldo laskee tilauspisteelle, tilaus tehdään joko automaattisesti tai manuaalisesti. Tilauspiste on laskennallinen kynnys, joka perustuu menekkiin, toimitusaikaan ja varmuusvarastoon.

Hälytysraja puolestaan käynnistää ilmoituksen ihmiselle. Se kertoo, että varastotaso on laskenut tasolle, joka vaatii huomiota. Hälytysraja voidaan asettaa eri tasolle kuin tilauspiste, eikä se automaattisesti tarkoita, että tilaus tehdään.

Esimerkiksi hälytysraja voidaan asettaa tilauspisteen yläpuolelle. Tällöin varastosta vastaava henkilö saa ilmoituksen jo ennen kuin tilauspiste alittuu. Tämä antaa aikaa tarkistaa, onko tilaustarve todellinen, ennen kuin järjestelmä käynnistää täydennystilauksen. Lisää siitä, miten automaattinen täydennys ja ylivarastoinnin estäminen toimii käytännössä, löydät erillisestä artikkelista.

Hälytysraja voidaan myös asettaa tilauspisteen alapuolelle. Tällöin se toimii viimeisenä varoituksena: tilaus on jo tehty, mutta jos se viivästyy, varastotaso uhkaa laskea kriittisen alas. Näin kaksi eri käsitettä palvelevat eri tarkoituksia samassa varastonhallinnassa.

Miksi tilauspisteet vanhenevat

Tilauspiste ei ole kerran asetettava ja unohdettava luku. Se perustuu kolmeen muuttujaan, ja kaikki kolme voivat muuttua ajan myötä.

Menekki muuttuu. Asiakas kasvattaa tilauksensa, tuotantolinja vaihtaa komponenttia tai sesonki tuo piikkejä, joita ei osattu ennakoida. Vanhentunut menekkitieto johtaa joko liian korkeaan tai liian matalaan tilauspisteeseen.

Toimittaja vaihtuu tai toimitusaika venyy. Uusi toimittaja saattaa toimittaa nopeammin tai hitaammin kuin edeltäjänsä. Sama toimittaja voi muuttaa logistiikkaansa tai sen kapasiteetti voi ruuhkautua. Jos toimitusaika on järjestelmässä vanhana lukuna, tilauspiste ei enää suojaa oikein.

Nimike voi myös korvautua toisella. Kun vanha nimike poistuu ja uusi tulee tilalle, tilauspiste pitää määrittää uudelleen uuden nimikkeen menekin ja saatavuuden perusteella.

Tilauspisteet on syytä tarkistaa säännöllisesti, esimerkiksi kerran vuodessa tai aina, kun toimittaja tai menekki muuttuu merkittävästi. Tarkistus on nopea, kun käytettävissä on ajantasainen historia nimikkeen kulutuksesta. Varastoanalytiikan käyttö hankintapäätöksissä auttaa tunnistamaan, mitkä tilauspisteet kaipaavat päivitystä.

Nimikkeet, joille tilauspiste ei sovi

Tilauspiste toimii parhaiten nimikkeillä, joilla on tasainen tai kohtuullisen ennustettava menekki. Kaikki nimikkeet eivät täytä tätä ehtoa.

Projektikohtaiset nimikkeet hankitaan tiettyä projektia varten, eikä niillä ole jatkuvaa menekkiä. Tilauspiste ei sovellu niihin, koska tarve on kertaluonteinen ja tarkasti rajattu.

Kertaluonteiset hankinnat ovat samassa tilanteessa. Jos nimike ostetaan vain kerran eikä sitä varastoida jatkuvasti, tilauspisteelle ei ole käyttöä.

Hyvin hitaasti kiertävät varaosat ovat haasteellinen tapaus. Jos nimikettä kuluu yksi kappale vuodessa tai harvemmin, perinteinen tilauspiste tuottaa epäluotettavia tuloksia. Näille nimikkeille sopivampi lähestymistapa on harkita varastointia tapauskohtaisesti tai sopia toimittajan kanssa nopeasta toimituksesta tarpeen tullen.

Tilaustuotteet, joita ei valmisteta varastoon vaan aina asiakkaan tilauksesta, eivät kuulu varastonhallintaan samalla tavalla kuin vakionimikkeet. Niiden kohdalla tilauspiste ei ole merkityksellinen käsite, koska varastosaldoa ei ylläpidetä lainkaan.

Kun varastonhallintaa kehitetään, on hyvä käydä nimikkeistö läpi ja tunnistaa, mitkä nimikkeet sopivat tilauspistelogiikkaan ja mitkä vaativat erilaisen lähestymistavan.

Tilauspisteistä automaattisiin täydennyksiin

Tilauspisteiden laskeminen käsin on hyvä lähtökohta. Se pakottaa miettimään menekin, toimitusajan ja varmuusvaraston erikseen jokaiselle nimikkeelle. Kun nimikkeitä on kymmeniä tai satoja, manuaalinen seuranta alkaa kuitenkin käydä raskaaksi.

Olemme kehittäneet ratkaisuja, joilla tilauspisteet ja varastotasot pysyvät ajan tasalla ilman jatkuvaa käsityötä. Simple Storage on itsepalvelupiste, jonka kautta kulkevat tuotteet tunnistetaan automaattisesti. Jokainen otto kirjautuu järjestelmään, ja varastosaldo päivittyy reaaliajassa.

Simple Cloud on taustajärjestelmä, johon kaikki tapahtumat kertyvät. Sieltä näette nimikkeiden kulutushistorian, pystytte seuraamaan varastotasoja ja saatte ilmoituksen, kun tilauspiste alittuu. Historiadata tekee tilauspisteiden tarkistamisesta nopeaa, koska menekkiluvut ovat valmiina.

Kun tilauspisteet on asetettu järjestelmään, varastonhallinta siirtyy reaktiivisesta ennakoivaan. Tilaus ei lähde enää siksi, että joku huomasi hyllyn tyhjäksi, vaan siksi, että saldo laski ennalta sovitulle tasolle. Jos haluat katsoa, miten tämä toimisi teidän nimikkeistöllänne, ota meihin yhteyttä ja käydään tilanne läpi yhdessä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit