Verkkokaupan varastonhallinta: saldot kuntoon myyntikanavien yli
Ylimyynti on yksi verkkokaupan ikävimmistä tilanteista. Asiakas tilaa tuotteen, maksu menee läpi, ja sitten selviää, että tavara onkin jo myyty toisessa kanavassa. Syy on lähes aina sama: verkkokaupan saldo ei vastaa varaston todellista tilannetta. Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä saldoero syntyy, milloin se karkaa pahimmaksi ja mitä sen korjaamiseen käytännössä tarvitaan. Jos haluat ensin hahmottaa kokonaiskuvaa, tutustu varastonhallinnan neljä tasoa käsittelevään artikkeliimme.
Monikanavainen myynti on tänä päivänä arkea monelle yrittäjälle. Tilauksia tulee omasta verkkokaupasta, markkinapaikoilta, myymälästä ja suoraan puhelimitse tai sähköpostitse. Kun kanavat toimivat omilla saldoillaan, virhe on vain ajan kysymys. Verkkokaupan varastonhallinta ei ole pelkkää hyllyjen järjestelyä, vaan koko myyntiketjun läpi kulkevaa tiedon hallintaa.
Miksi verkkokaupan saldo eroaa varaston saldosta
Tässä on hyvä aloittaa kahdesta eri käsitteestä, jotka helposti sekoittuvat toisiinsa: fyysinen saldo ja myytävissä oleva saldo.
Fyysinen saldo tarkoittaa sitä, mitä varastossa oikeasti on hyllyssä juuri nyt. Myytävissä oleva saldo on se määrä, jonka verkkokauppa näyttää asiakkaalle ostettavaksi. Nämä kaksi lukua eivät aina ole sama asia, eikä niiden kuuluisikaan olla, mutta niiden välisen eron täytyy olla hallinnassa.
Esimerkiksi fyysisellä varastolla voi olla 10 kappaletta tuotetta, mutta kaksi niistä on jo varattuna avoinna oleviin tilauksiin ja yksi on reklamaation vuoksi käsittelyssä. Myytävissä oleva saldo on siis seitsemän, ei kymmenen. Jos verkkokauppa näyttää silti kymmentä, syntyy riski ylimyynnistä.
Toinen yleinen syy erolle on se, että varaston tapahtumat kirjataan eri tahtiin kuin myynti. Myymälässä tehty myynti ei välttämättä päivity verkkokauppaan ennen seuraavaa aamua, jos kirjaukset tehdään manuaalisesti tai eräajoina. Tähän palataan tarkemmin seuraavassa osiossa.
Kolmas syy on nimikkeistön epäyhtenäisyys. Jos sama tuote on eri kanavissa eri tuotenumerolla tai eri nimellä, järjestelmät eivät tunnista sitä samaksi nimikkeeksi eivätkä osaa yhdistää saldoja. Lisätietoa saldoerojen juurisyistä löydät artikkelista miksi varaston saldot eivät täsmää.
Neljä tilannetta, joissa saldo karkaa
Saldoero ei synny yhdestä isosta virheestä vaan useimmiten pienistä, toistuvista tilanteista. Alla on neljä tyypillisintä mekanismia ja se, mitä ne aiheuttavat asiakkaan näkökulmasta.
Samanaikainen myynti useassa kanavassa
Kun asiakas ostaa viimeisen kappaleen myymälästä samalla hetkellä, kun toinen asiakas lisää sen verkkokaupan ostoskoriin, molemmat voivat saada tilausvahvistuksen. Tämä on ylimyynnin klassinen muoto. Se tapahtuu, koska kanavia ei ole kytketty yhteiseen saldoon reaaliajassa. Asiakas, jonka tilaus ei toteudu, menettää luottamuksensa myyjään, ja myyjä joutuu käsittelemään peruutuksen ja mahdollisen hyvityksen.
Viivästyneet kirjaukset
Monessa yrityksessä varastotapahtumat kirjataan jälkikäteen: myymälän kassa siirtää päivän myynnin tiedot illalla, tai vastaanotto kirjaa saapuneen tavaran seuraavana aamuna. Tänä väliaikana verkkokauppa näyttää saldoa, joka ei vastaa todellisuutta. Asiakas voi tilata tuotteen, jota ei enää ole, tai jättää tilaamatta tuotteen, jota on juuri saapunut lisää.
Keräilyvirheet ja hukkatavara
Keräilijä ottaa hyllystä väärän tuotteen tai väärän määrän. Virhe huomataan pakkauksessa tai pahimmillaan vasta asiakkaan palautteen perusteella. Jos keräilyä ei kirjata järjestelmään heti, saldo pysyy vääränä ja seuraava tilaus lähtee virheellisin tiedoin. Hukkatavara, eli tuotteet, jotka ovat kadonneet, rikkoutuneet tai inventoitu väärin, aiheuttaa saman ongelman: saldo näyttää enemmän kuin hyllyssä on.
Palautusten käsittely
Verkkokaupan palautukset ovat oma lukunsa. Asiakas lähettää tuotteen takaisin, mutta se ei automaattisesti palaudu myytävään saldoon. Palautus täytyy ensin tarkastaa: onko tuote myyntikuntoinen, tarvitseeko se uudelleenpakkauksen, vai meneekö se reklamaationa eteenpäin? Niin kauan kuin palautus on käsittelemättä, se on saldossa harmaalla alueella. Jos tätä ei hallita, varasto täyttyy tavaroista, joita ei lasketa mukaan saldoon, vaikka ne periaatteessa ovat myytävissä.
Mitä saldojen synkronointi käytännössä vaatii
Saldojen synkronointi kuulostaa tekniseltä, mutta käytännössä kyse on kolmesta yksinkertaisesta periaatteesta.
Ensimmäinen on yhteinen nimikkeistö. Jokaisella tuotteella täytyy olla sama tunniste jokaisessa kanavassa ja jokaisessa järjestelmässä. Ilman tätä järjestelmät eivät tiedä, mistä tuotteesta puhutaan. Nimikkeistön yhtenäistäminen on usein enemmän organisatorinen kuin tekninen tehtävä, ja se kannattaa tehdä huolella ennen muita muutoksia.
Toinen periaate on yksi lähdejärjestelmä saldolle. Saldo ei voi asua useassa paikassa yhtä aikaa ilman, että syntyy ristiriitoja. Yksi järjestelmä omistaa oikean saldon, ja kaikki muut kanavat lukevat sen sieltä. Tämä tarkoittaa, että myynti myymälässä, verkkokaupassa ja markkinapaikalla vähentävät kaikki saldoa samasta paikasta.
Kolmas periaate on tapahtumien kirjautuminen reaaliajassa. Kun tavara liikkuu, tieto liikkuu samalla hetkellä. Tämä koskee vastaanottoa, keräilyä, myyntiä ja palautuksia. Eräajot ja yöllä ajettavat päivitykset ovat kompromisseja, jotka sopivat matalaan tilausmäärään, mutta kasvavassa liiketoiminnassa ne ovat saldoerojen lähde.
On tärkeää ymmärtää yksi asia: kanavien välinen synkronointi ei korjaa väärää lähtösaldoa. Jos varastossa on inventointivirhe tai nimikkeistö on sekava, synkronointi levittää väärän tiedon kaikkiin kanaviin entistä nopeammin. Oikea lähtösaldo on edellytys, ei synkronoinnin tulos. Tähän liittyy myös se, miten järjestelmät kytketään toisiinsa: järjestelmien välinen integrointi on aihe, johon kannattaa perehtyä ennen teknisten valintojen tekemistä.
Keräily ja pakkaaminen ilman erillistä kirjausta
Yksi saldoerojen käytännöllisimmistä ratkaisuista on se, miten keräily tehdään. Perinteisessä mallissa keräilijä käy hyllyllä, ottaa tavaran ja kirjaa sen myöhemmin järjestelmään, ehkä paperilappujen kautta tai toimistossa koneen ääressä. Tässä mallissa kirjaus ja fyysinen tapahtuma ovat eri asioita, ja niiden väliin jää aikaa ja virheiden mahdollisuus.
Kun keräily tehdään skannaamalla tuote heti hyllyllä, kirjaus tapahtuu samalla hetkellä. Saldo päivittyy, kun tavara poistuu hyllystä, ei silloin, kun joku muistaa kirjata sen. Erillistä kirjausvaihetta ei tarvita, koska se on jo sisäänrakennettu itse keräilytapahtumaan.
Tämä vähentää myös keräilyvirheitä. Kun järjestelmä ohjaa keräilijän oikealle hyllypaikalle ja oikeaan tuotteeseen, ja skannaus vahvistaa, että oikea nimike on käsissä, virheellisten keräilyjen määrä laskee selvästi. Asiakas saa sen, mitä tilasi, ja palautusten käsittelyyn kuluva aika vähenee.
Pakkaamisvaiheessa sama logiikka toimii tarkistuspisteenä. Kun pakattava tuote skannataan ennen lähetystä, järjestelmä voi varmistaa, että keräilylistan tuotteet täsmäävät. Virhe pysäytetään ennen kuin paketti lähtee ovesta ulos. Tämä on huomattavasti halvempaa kuin virheen korjaaminen asiakkaan luona. Lisää paperittoman varaston hyödyistä löydät artikkelista paperiton varasto ja mobiilikirjaus.
Milloin verkkokaupan varasto kannattaa eriyttää
Yksi kysymys nousee esiin lähes aina, kun monikanavaista myyntiä kehitetään: pitääkö verkkokaupalle varata oma erillinen varasto vai riittääkö yksi yhteinen varasto kaikille kanaville?
Yhteinen varasto pitää pääoman pienempänä. Sama tuote palvelee kaikkia kanavia, eikä samaa nimikettä tarvitse pitää monessa eri kasassa. Tämä toimii hyvin, kun tilausmäärät ovat maltilliset ja saldopäivitykset toimivat reaaliajassa. Riski on se, että vilkkaana päivänä saldo voi nollautua nopeasti, ja jos synkronointi ei pysy perässä, ylimyynti on mahdollinen.
Eriytetty verkkokauppavarasto estää ylimyynnin käytännössä kokonaan, koska verkkokaupan saldo on fyysisesti erillään muiden kanavien tavarasta. Asiakas näkee vain sen, mitä on oikeasti varattu verkkokauppaan. Haittapuoli on se, että sama nimike saattaa loppua verkkokaupan puolelta, vaikka myymälässä olisi sitä vielä hyllyssä.
Ratkaisu riippuu kahdesta tekijästä: tilausmääristä ja nimikkeiden päällekkäisyydestä kanavien välillä. Jos sama tuote myydään lähes yksinomaan verkossa, eriyttäminen ei tuo lisäarvoa. Jos taas sama nimike liikkuu tasaisesti sekä myymälässä että verkossa, eriyttäminen antaa selkeän hallinnan ja poistaa ylimyynnin riskin. Monessa yrityksessä ratkaisu on välimuoto: osa nimikkeistä eriytettyinä, osa yhteisessä varastossa.
Verkkokaupan varastonhallinta käytännössä
Käytännön tasolla verkkokaupan varastonhallinta tarvitsee kaksi asiaa: tavan kirjata tapahtumat heti, kun ne tapahtuvat, ja järjestelmän, joka pitää saldot ajan tasalla kaikkialla.
Simple Pocket on mobiilisovelluksemme, joka toimii Android- ja iOS-laitteilla sekä käsipäätteillä ja tableteilla. Sen avulla vastaanotto, hyllytys, keräily, varastosiirrot ja inventointi kirjataan skannaamalla, QR-koodilla, viivakoodilla tai NFC-tunnisteella. Sovellus toimii myös osittain ilman verkkoyhteyttä, ja tiedot säilyvät laitteella lähetykseen asti. Tämä tarkoittaa, että kirjaus tapahtuu siellä, missä tavara liikkuu, ei toimistossa jälkikäteen.
Taustajärjestelmänä toimii Simple Cloud -palvelumme, johon kaikki tapahtumat kertyvät ja jossa hallinta ja raportointi tehdään. Simple Cloud pitää saldot ajan tasalla ja mahdollistaa tietojen välittämisen muihin järjestelmiin, kuten verkkokauppa-alustaan tai toiminnanohjausjärjestelmään. Näin verkkokaupan saldo päivittyy aina, kun tavara liikkuu varastossa.
Jos tilanne kuulostaa tutulta ja saldot tuntuvat karkavan kanavasta toiseen, kannattaa katsoa, mitä käytännön muutos vaatisi juuri teidän tilanteessanne. Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mistä liikkeelle kannattaa lähteä.