Varastonhallinta ja kirjanpito: pitääkö niiden olla samassa järjestelmässä

Kysymys esitetään usein näin: pitääkö varastonhallinnan ja kirjanpidon olla samassa järjestelmässä? Se on ymmärrettävä kysymys, mutta hieman väärä sellainen. Oikeampi tapa kysyä on: mikä tieto pitää liikkua järjestelmästä toiseen, ja kuinka usein? Kun lähtee liikkeelle siitä, vastaukset selkeytyvät huomattavasti. Varastonhallinta ja kirjanpito palvelevat eri tarkoituksia, ja niiden tarpeet eroavat toisistaan enemmän kuin ensi silmäyksellä voisi luulla. Voit tutustua varastonhallinnan neljä tasoa käsittelevään artikkeliimme, jos haluat ensin hahmottaa kokonaiskuvan siitä, missä vaiheessa varastonhallinta ylipäätään kannattaa ottaa vakavasti.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä kirjanpito oikeasti tarvitsee varastosta, millaisilla tavoilla tieto voidaan siirtää järjestelmästä toiseen ja milloin erillinen varastonhallintajärjestelmä on parempi ratkaisu kuin yksi kaikenkattava järjestelmä. Lukija on pk-yrityksen talous- tai toimitusjohtaja, joka haluaa tehdä järkevän päätöksen ilman turhaa teknistä jargonia.

Mitä kirjanpito tarvitsee varastosta ja mitä ei

Kirjanpito tarvitsee varastosta kaksi asiaa: varaston arvon tiettynä hetkenä ja tiedon siitä, miten arvo on muuttunut kauden aikana. Se on oleellisesti koko lista.

Kirjanpito ei tarvitse tietoa siitä, missä hyllypaikalla tuote sijaitsee. Se ei tarvitse tietoa siitä, kuka otti minkäkin tuotteen ja milloin. Se ei tarvitse varastosaldoja tuotekohtaisesti joka päivä, ellei yritys nimenomaan halua seurata vaihto-omaisuuttaan tarkasti reaaliajassa. Tämä on koko kysymyksen ydin: kirjanpito toimii yhteenvedoilla, ei yksittäisillä tapahtumilla.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kirjanpitäjä tarvitsee yleensä varaston arvon tilinpäätöshetkellä sekä mahdollisesti kausittaisia yhteenvetoja varaston muutoksista. Hän ei tarvitse jatkuvaa syötettä jokaisesta otosta, siirrosta tai vastaanotosta. Näiden tapahtumien yksityiskohdat kuuluvat varastonhallintaan, eivät kirjanpitoon.

Tässä kohtaa kannattaa myös miettiä, miten vaihto-omaisuuden hallinta ja sitoutunut pääoma liittyvät toisiinsa. Varastoon sitoutunut pääoma on kirjanpidollisesti merkittävä erä, mutta sen hallinta on ennen kaikkea liiketoiminnallinen kysymys. Kirjanpitäjä käsittelee sen osana tilinpäätöstä, mutta yrityksen johto tarvitsee siitä tietoa myös arjen päätöksentekoon.

Varaston arvon kirjaamisessa on yksityiskohtia, joihin emme anna kirjanpitoneuvontaa. Tarkista oman yrityksesi käytännöt kirjanpitäjältäsi. Hän osaa kertoa, miten varaston arvo kannattaa laskea ja millä tiheydellä tiedot pitää toimittaa.

Kun tietää, mitä kirjanpito tarvitsee, on helpompi arvioida, tarvitseeko varastonhallinnan ja kirjanpidon olla samassa järjestelmässä. Useimmiten ei tarvitse. Riittää, että oikea tieto siirtyy oikeaan aikaan.

Kolme tapaa yhdistää varasto ja talous

Kun varastonhallinta ja kirjanpito ovat erillisiä kokonaisuuksia, tieto pitää saada liikkumaan niiden välillä jollakin tavalla. Käytännössä tapoja on kolme, ja jokaisella on omat vahvuutensa ja rajoituksensa.

Manuaalinen siirto

Yksinkertaisin tapa on siirtää tieto käsin. Varastosta otetaan yhteenveto, esimerkiksi inventaariolista tai varaston arvo tiettynä päivänä, ja se viedään kirjanpitoon manuaalisesti. Tämä voi tarkoittaa taulukon täyttämistä, tiedoston lähettämistä kirjanpitäjälle tai luvun kirjaamista suoraan kirjanpito-ohjelmaan.

Ylläpito on yksinkertaista, koska prosessissa ei ole teknisiä riippuvuuksia. Virheitä voi kuitenkin syntyä helposti, jos tieto kopioidaan käsin tai jos yhteenvedot tehdään eri periaatteilla eri kerroilla. Manuaalinen siirto toimii hyvin, kun varaston arvo tarvitaan harvoin, esimerkiksi kerran kuussa tai tilinpäätöksen yhteydessä, ja kun varastonimikkeiden määrä on kohtuullinen.

Tiedostosiirto järjestelmien välillä

Toinen tapa on viedä tieto järjestelmästä toiseen tiedoston avulla. Varastonhallintajärjestelmä tuottaa raportin tai vientitiedoston, joka ladataan kirjanpito-ohjelmaan. Tiedostomuoto voi olla esimerkiksi CSV tai vastaava yleinen formaatti.

Tämä tapa vähentää manuaalista kopiointia ja pienentää näppäilyvirheiden riskiä. Se vaatii kuitenkin, että molemmissa järjestelmissä käytetään yhteensopivia nimikkeitä ja koodeja. Jos tuotenumerot tai tilikarttojen koodit eivät täsmää, siirto ei onnistu ilman manuaalista korjailua. Tiedostosiirto sopii yrityksille, joissa tietoa siirretään säännöllisesti mutta ei jatkuvasti ja joissa järjestelmien ylläpito on omissa käsissä.

Erilliset järjestelmät ja rajapinta

Kolmas tapa on yhdistää järjestelmät automaattisesti niin, että tieto siirtyy ilman manuaalista välivaihetta. Varastonhallintajärjestelmä lähettää tiedot kirjanpitoon tai laskutusjärjestelmään sovitulla tiheydellä, esimerkiksi kerran vuorokaudessa tai heti tapahtuman jälkeen.

Tämä tapa on toimintavarmin silloin, kun varastotapahtumia on paljon ja tiedon pitää olla kirjanpidossa nopeasti. Se vaatii kuitenkin enemmän alkuvaiheen suunnittelua: on sovittava, mitä tietoa siirretään, missä muodossa ja mitä tapahtuu, jos siirto epäonnistuu. Varastonhallintajärjestelmän integrointi toiminnanohjaukseen on aihe, jota käsittelemme erikseen, koska siihen liittyy lisää huomioitavia asioita. Automaattinen tiedonsiirto sopii parhaiten yrityksille, joissa varaston muutokset ovat jatkuvia ja joissa kirjanpidon pitää pysyä ajan tasalla ilman manuaalista työtä.

Vaihtoehdot rinnakkain

Kolme tapaa näyttävät paperilla hyvin erilaisilta, mutta käytännössä valinta riippuu siitä, kuinka usein tietoa tarvitaan, kuinka paljon varastotapahtumia on ja kuinka paljon manuaalista työtä halutaan tehdä. Alla oleva taulukko kokoaa tärkeimmät erot yhteen näkymään.

Ratkaisu Miten tieto liikkuu Vahvuus Sopii kun
Manuaalinen siirto Käsin kopioiden tai syöttäen Yksinkertainen, ei teknisiä riippuvuuksia Varastoa päivitetään harvoin
Tiedostosiirto Vientitiedosto ladataan toiseen järjestelmään Vähemmän virheitä kuin manuaalisesti Säännöllinen siirto, nimikkeet täsmäävät
Automaattinen tiedonsiirto Järjestelmät keskustelevat suoraan Reaaliaikainen, ei manuaalista työtä Paljon tapahtumia, nopea tarve

Taulukko ei kerro, mikä on paras ratkaisu juuri sinun yrityksellesi. Se kertoo, mistä lähtökohdista kannattaa lähteä liikkeelle. Valintaan vaikuttavat myös se, mitä järjestelmiä yrityksellä on jo käytössä ja miten ne tukevat eri siirtotapoja.

Miksi yksi järjestelmä ei aina ole paras ratkaisu

On houkuttelevaa ajatella, että yksi järjestelmä, joka hoitaa sekä varastonhallinnan että kirjanpidon, on yksinkertaisin ratkaisu. Käytännössä asia ei ole niin suoraviivainen.

Taloushallinnon järjestelmät on rakennettu talouden ehdoilla. Ne ovat hyviä laskutuksessa, kirjanpidossa ja raportoinnissa. Varastopuoli on niissä usein ohut, koska se ei ole ollut tuotteen pääasiallinen tarkoitus. Tämä näkyy käytännössä useassa kohdassa.

Varastopaikat ovat hyvä esimerkki. Taloushallinnon järjestelmä tietää usein, paljonko tuotetta on, mutta ei sitä, missä se sijaitsee. Jos varastossa on useita hyllypaikkoja tai useita varastoja, tieto ei riitä keräilyn ohjaamiseen.

Keräily on toinen asia, jota taloushallinnon järjestelmä ei tyypillisesti tue. Keräilylistojen tulostaminen, keräilyjärjestyksen optimointi tai kuittaus keräilyn jälkeen ovat toimintoja, jotka kuuluvat varastonhallintajärjestelmään.

Inventointi on kolmas kohta. Varaston laskeminen ja saldojen täsmäyttäminen vaatii usein mobiilikirjausta, jotta työ voidaan tehdä siellä, missä tavara on. Taloushallinnon järjestelmässä tämä tarkoittaa usein käyntiä tietokoneen ääressä, mikä hidastaa työtä.

Mobiilikirjaus ylipäätään on alue, jossa varastonhallintajärjestelmät ovat selvästi edellä. Vastaanotto, hyllytys ja siirrot pitää pystyä kirjaamaan siellä, missä tavara liikkuu. Jos järjestelmä ei tue tätä, kirjaukset tehdään jälkikäteen muistinvaraisesti, mikä lisää virheiden riskiä.

Jos varastonhallinnan tarpeet ovat laajemmat kuin mitä taloushallinnon järjestelmä tarjoaa, kannattaa lukea lisää siitä, milloin valmistuote ei riitä. Joskus oikea ratkaisu on räätälöidympi järjestelmä, joka on suunniteltu varaston tarpeisiin alusta asti.

Mitä tiedonsiirrossa kannattaa sopia etukäteen

Riippumatta siitä, mitä siirtotapaa käytetään, on viisi asiaa, jotka kannattaa sopia ennen kuin tiedonsiirto otetaan käyttöön. Epäselvyydet näissä kohdissa aiheuttavat ongelmia myöhemmin.

  • Mikä järjestelmä on saldon ainoa lähde. Jos varastosaldo on sekä varastonhallintajärjestelmässä että kirjanpidossa, kumpi on oikein ristiriitatilanteessa? Tämä pitää päättää ennen kuin ensimmäinen ristiriita syntyy.
  • Kuinka usein tieto siirtyy. Siirtyykö tieto kerran päivässä, kerran viikossa vai vain kuun lopussa? Tiheys vaikuttaa siihen, kuinka ajan tasalla kirjanpito on ja kuinka paljon manuaalista työtä tarvitaan.
  • Mitä tapahtuu, jos siirto epäonnistuu. Automaattinen siirto voi epäonnistua teknisen ongelman takia. Onko olemassa varasuunnitelma? Kuka huomaa, että siirto on jäänyt tekemättä?
  • Kuka korjaa eroavaisuudet. Varastonhallinta ja kirjanpito voivat näyttää eri lukuja, vaikka siirto olisi onnistunut. Kenen vastuulla on selvittää, mistä ero johtuu ja korjata se?
  • Miten nimikkeet vastaavat toisiaan järjestelmien välillä. Varastonhallintajärjestelmässä tuotteella voi olla eri koodi kuin kirjanpidossa. Jos koodit eivät täsmää, siirto ei toimi oikein. Tämä kannattaa tarkistaa ennen käyttöönottoa, ei sen jälkeen.

Nämä viisi kohtaa kuulostavat yksinkertaisilta, mutta käytännössä ne jäävät usein sopimatta. Kun ne on sovittu kirjallisesti, tiedonsiirto toimii ilman jatkuvaa selvittelyä.

Varastotieto talouden käyttöön

Olemme rakentaneet varastonhallintaratkaisuja, joissa varastotieto on helppo saada talouden käyttöön ilman monimutkaisia järjestelyitä. Simple Cloud on taustajärjestelmä, johon kaikki varastotapahtumat kertyvät. Sieltä tieto on haettavissa raporttina tai siirrettävissä eteenpäin sovitulla tavalla.

Simple Pocket on mobiilisovellus, jolla vastaanotto, hyllytys, keräily ja inventointi tehdään siellä, missä tavara on. Sovellus toimii Android- ja iOS-laitteilla sekä käsipäätteillä ja tableteilla. Se toimii myös osittain ilman verkkoyhteyttä, joten kirjaukset eivät jää tekemättä verkkokatkoksen takia.

Varaston arvo on saatavissa kirjanpidon tarpeisiin ilman manuaalista laskentaa. Tieto siirtyy sovitulla tavalla, sovitulla tiheydellä, ja ristiriitatilanteet on mahdollista havaita ennen kuin ne kasvavat ongelmaksi.

Jos mietit, miten varastonhallinta ja kirjanpito kannattaisi yhdistää juuri teidän yrityksessänne, ota yhteyttä. Käydään tilanne läpi yhdessä ja katsotaan, mikä tapa sopii teille parhaiten.

Aiheeseen liittyvät artikkelit