Mikä on varastonhallintajärjestelmä ja milloin yrityksen kannattaa hankkia sellainen?

Varastonhallintajärjestelmä on ohjelmisto, joka seuraa automaattisesti, mitä tuotteita varastossa on, kuinka paljon niitä on ja minne ne liikkuvat. Pk-yrityksen kannattaa hankkia sellainen silloin, kun manuaalinen kirjanpito alkaa aiheuttaa virheitä, hävikkiä tai turhaa työtä. Tässä artikkelissa käymme läpi järjestelmien erot, hinnat ja sen, miten oikea ratkaisu valitaan.

Mitä varastonhallintajärjestelmä tekee käytännössä?

Varastonhallintajärjestelmä pitää kirjaa varaston sisällöstä reaaliajassa. Se rekisteröi automaattisesti, kun tuote otetaan hyllystä tai lisätään varastoon, ja näyttää aina ajantasaisen tilanteen ilman manuaalisia kirjauksia. Näin tiedät, milloin tuotetta on liian vähän ja milloin tilata lisää.

Käytännössä järjestelmä hoitaa asioita, jotka muuten tehtäisiin käsin. Se voi lähettää hälytyksen, kun jokin tuote on loppumassa. Se voi kirjata automaattisesti, kuka otti mitä ja milloin. Se voi myös ehdottaa tai tehdä täydennystilauksen suoraan.

Tärkeintä on, että tieto on luotettavaa. Kun varastosaldo on oikein, vältät tilanteen, jossa asiakas odottaa tuotetta, jota ei ole tai jossa maksat varastoinnista tavaralle, jota ei enää tarvita.

Mitä eroa on ERP:llä, WMS:llä, mobiilisovelluksella ja älyvarastolla?

Nämä neljä tarkoittavat eri laajuisia ratkaisuja. ERP on laaja toiminnanohjausjärjestelmä, joka kattaa koko yrityksen talouden, myynnin ja logistiikan. WMS on varastonhallintajärjestelmä, joka keskittyy pelkästään varastoon. Mobiilisovellus on kevyt työkalu yksittäiseen tarpeeseen. Älyvarasto yhdistää fyysisen tilan ja automaation.

ERP ja WMS

ERP sopii yritykselle, joka haluaa yhden järjestelmän kaikkeen. Se on kuitenkin usein kallis ja raskas ottaa käyttöön. WMS taas on erikoistunut varastoon ja toimii usein nopeammin ja edullisemmin silloin, kun varastonhallinta on se ydinhaaste, johon tarvitaan ratkaisu.

Mobiilisovellus ja älyvarasto

Mobiilisovellus on hyvä lähtökohta pienelle yritykselle, mutta sen käyttö vaatii aina ihmisen tekemän kirjauksen. Älyvarasto sen sijaan automatisoi kirjaukset kokonaan: tuotteet tunnistetaan automaattisesti, jolloin inhimillisiä virheitä ei synny. Älyvarasto sopii erityisesti silloin, kun varaston kiertonopeus on suuri tai tarkkuus on kriittistä.

Milloin pk-yritys tarvitsee varastonhallintajärjestelmän?

Pk-yritys tarvitsee varastonhallintajärjestelmän silloin, kun varaston hallinta alkaa viedä liikaa aikaa tai aiheuttaa toistuvia ongelmia. Taulukkolaskenta ja muistinvarainen kirjanpito toimivat pienessä mittakaavassa, mutta kasvun myötä ne muuttuvat pullonkaulaksi.

Selkeitä merkkejä siitä, että järjestelmälle on aika:

  • Tuotteita häviää tai löytyy väärästä paikasta
  • Inventaario vie useita päiviä
  • Tilauksia tehdään väärin tai liian myöhään
  • Asiakkaat saavat virheellistä tietoa saatavuudesta
  • Henkilökunta käyttää merkittävän osan ajastaan kirjauksiin

Jos tunnistat useamman näistä, varastojärjestelmä ei ole ylellisyys vaan käytännön tarve. Monelle pk-yritykselle se on myös kasvun edellytys.

Miten varastonhallintajärjestelmä valitaan vaihe vaiheelta?

Oikea varastonhallintajärjestelmä valitaan kartoittamalla ensin omat tarpeet ja vasta sitten vertailemalla vaihtoehtoja. Väärä järjestys on se, että valitaan ensin tuttu tai halvin ratkaisu ja yritetään sitten sovittaa se tarpeisiin.

  1. Tunnista ongelmat. Mihin varastonhallinnan osa-alueeseen kuluu eniten aikaa tai mistä syntyy eniten virheitä?
  2. Selvitä vaatimukset. Kuinka monta tuotenimikettä varastossa on? Tarvitaanko integraatio muihin järjestelmiin?
  3. Vertaile ratkaisutyyppejä. Tarvitsetko kevyen ohjelmiston vai täyden automaation?
  4. Pyydä esittely. Katso järjestelmä toiminnassa ennen ostopäätöstä.
  5. Arvioi käyttöönotto. Kuinka kauan käyttöönotto kestää ja kuka auttaa, jos tulee ongelmia?

Hyvä toimittaja auttaa sinua jo kartoitusvaiheessa eikä vain myy valmista pakettia.

Paljonko varastonhallintajärjestelmä maksaa ja miten hyöty arvioidaan?

Varastonhallintajärjestelmän hinta vaihtelee suuresti. Kevyet pilvipohjaiset ohjelmistot voivat maksaa muutamia kymmeniä euroja kuukaudessa. Laajemmat järjestelmät tai älyvarastoratkaisut, jotka sisältävät laitteiston ja käyttöönoton, voivat maksaa tuhansia tai kymmeniä tuhansia euroja. Ilmaisia varastonhallintajärjestelmiä on olemassa, mutta ne sopivat yleensä vain kaikkein yksinkertaisimpiin tarpeisiin.

Hyötyä arvioidaan vertaamalla nykyistä tilannetta tulevaan. Laske esimerkiksi:

  • Kuinka monta tuntia viikossa menee manuaalisiin kirjauksiin ja inventaarioon?
  • Paljonko hävikki tai vanhentuneet tuotteet maksavat vuodessa?
  • Kuinka paljon virheelliset tilaukset tai toimitusvirheet aiheuttavat lisäkustannuksia?

Kun nämä luvut ovat selvillä, on helpompi arvioida, missä ajassa järjestelmä maksaa itsensä takaisin. Useimmissa tapauksissa säästöt näkyvät jo ensimmäisen vuoden aikana.

Mitä kysyä varastonhallintajärjestelmän toimittajalta?

Ennen kuin sitoudut järjestelmään, kannattaa esittää toimittajalle muutama suora kysymys. Hyvä toimittaja vastaa niihin selkeästi ilman epämääräisiä lupauksia.

  • Sopiiko järjestelmä juuri meidän toimialallemme? Eri toimialoilla on eri tarpeita, ja hyvä toimittaja osaa kertoa referensseistä.
  • Miten käyttöönotto tapahtuu ja kauanko se kestää? Nopea käyttöönotto on etu, mutta liian nopea voi tarkoittaa puutteellista perehdytystä.
  • Mitä tapahtuu, jos meillä on ongelma? Tuki ja ylläpito ovat yhtä tärkeitä kuin itse järjestelmä.
  • Voiko järjestelmä kasvaa yrityksen mukana? Tarpeet muuttuvat, ja järjestelmän pitäisi pystyä mukautumaan.
  • Toimiiko se muiden käyttämiemme ohjelmistojen kanssa? Integraatio taloushallinto- tai toiminnanohjausjärjestelmään säästää paljon työtä.

Meillä Aksulitilla olemme suunnitelleet Simple Storage -varastoratkaisumme juuri tähän tarpeeseen: se tuo automaattisen saldonseurannan ja täydennystilaukset ilman raskasta käyttöönottoprojektia, ja se liittyy sujuvasti olemassa oleviin järjestelmiin. Autamme pk-yrityksiä löytämään ratkaisun, joka sopii juuri heidän toimialansa erityistarpeisiin.

Aiheeseen liittyvät artikkelit